Comment faire confiance à ses salariés en télétravail hybride ?

Comment faire confiance à ses salariés en télétravail hybride ?

Le salarié ne travaille plus seulement au bureau et les entreprises doivent adapter leurs modèles organisationnels et de management au télétravail, pour placer la confiance au coeur de la collaboration.

Télétravail hybride : l’éclatement du bureau

Le télétravail, partiel ou total, a profondément transformé le rapport au travail des salariés et les structures organisationnelles des entreprises. Même si 47% des entreprises françaises avaient adopté le télétravail en 2023 (source INSEE), son déploiement et surtout sa pérennité posent encore question aujourd’hui.

En effet, la diversification des lieux de travail marque une rupture avec le modèle traditionnel où l’ensemble des salariés se retrouvaient dans un espace de bureau défini. Avec le télétravail hybride, le bureau s’exporte dans différents endroits et impacte la façon de manager les équipes. Dans ce contexte, certaines entreprises peinent à s’adapter et à faire confiance à leurs équipes pour la réussite de la collaboration à distance.

 

Trois axes principaux pour améliorer la confiance

Former aux bonnes pratiques en télétravail

Si sa mise en place n’est pas accompagnée, le télétravail entraîne des difficultés pour le salarié et, à terme, engendre des échecs. 

Horaires et flexibilité 

Le télétravail induit une certaine forme de liberté du salarié. Celui-ci travaillant à son domicile, il peut faire des pauses plus régulières voire à adapter ses horaires à sa vie familiale. C’est d’ailleurs ce qui est valorisé dans certaines entreprises pratiquant le télétravail, pour favoriser l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle des salariés. Le collaborateur bénéficie alors d’une certaine autonomie dans la réalisation de ses missions, bien loin des travers du présentéisme au bureau.

Dans ce contexte, pour renforcer la confiance entre le manager et le salarié sur cet aspect, la première chose à faire est de communiquer clairement, et dès le début de la collaboration, les normes en matière de respect des horaires et à quel point celles-ci sont flexibles ou non. Ces normes peuvent être partagées sous forme de fiche d’informations globale sur l’organisation ou encore dans un livret d’accueil fourni lors de l’onboarding. Une fois connues, des échanges plus personnalisés pourront avoir lieu pour adapter ces mesures en fonction des besoins et contraintes chacun. Objectifs : clarifier le sujet pour éviter des incompréhensions et frustrations. 

Hygiène informatique

La confiance en télétravail hybride concerne également le respect des règles de sécurité. Alors que les cybermenaces touchent de nombreux secteurs, notamment à l’approche d’événements d’envergure, la cybersécurité doit faire partie des aspects essentiels à prendre en compte en télétravail. Des formations et des sensibilisations sur le sujet sont indispensables, notamment sur :

  • La sécurité de la connexion Internet et le VPN
  • La gestion des mots de passe et les méthodes d’authentification
  • Le phishing, ransomwares et autres cyberattaques répandues
  • L’usage d’appareils personnels ou BYOD
  • La protection des équipements informatiques à domicile et en déplacement
  • Ou encore l’utilisation de logiciels sécurisés (contre le shadow IT)

Mais des règles de sécurité et d’hygiène informatique doivent aussi être clairement édictées. Par exemple :

  • ne jamais se connecter sur des réseaux Wifi public,
  • ne pas télécharger des logiciels ou applications non connues de la DSI
  • ou encore ne pas connecter des équipements extérieurs à son appareil professionnel (clés usb, disque dur…)

Découvrir les 5 conseils de Julien, Admin Système et sécurité, pour sécuriser le télétravail

Garder le lien avec les équipes

Le rôle du manager est crucial pour la réussite des équipes en télétravail hybride. Pour garder le lien, des réunions en visioconférence ou des appels trop fréquents peuvent s’avérer contre-productifs et stressants pour le salarié. Le manager hybride doit entretenir des échanges réguliers tout en favorisant la responsabilisation. Ces deux aspects vont faciliter la confiance mutuelle avec les collaborateurs et éviter l’isolement et le désengagement.

Pour se faire, développer une culture du feedback, en amenant les salariés à faire des retours réguliers sur leur travail. Cela aide à développer les échanges spontanés tout en participant à l’amélioration continue.

En savoir plus sur le management hybride

Déployer les bons outils de visiocollaboration

Certains outils de visiocollaboration permettent d’assurer la continuité du bureau, qu’importe le lieu où se trouvent les collaborateurs.

C’est le cas de la solution Tixeo qui permet aux équipes de travailler et d’échanger dans un open-space virtuel. Sous forme de bulles, les collaborateurs peuvent se voir et travailler de leur côté dans le calme. Pour discuter avec un collègue ou faire une réunion, un simple clic sur la bulle d’un ou plusieurs collaborateurs suffit. À la clé : une meilleure communication entre équipes et une confiance améliorée.

Découvrir l’open-space virtuel Tixeo

Contre le « bossware »

Par manque de confiance envers leurs salariés, certaines entreprises cèdent à l’utilisation de « bossware ». Installé sur le poste de travail, ce logiciel espion collecte un maximum de données sur l’activité du travailleur. Il donne ainsi un aperçu de sa productivité.

Fortement utilisé depuis le déploiement généralisé du télétravail en 2020, ce type de logiciels se perfectionne aujourd’hui grâce à l’intégration de modules d’IA. Or, leur utilisation peut nuire au respect de la vie privée et des données personnelles des collaborateurs. D’autant plus si les salariés ne sont pas informés de leur utilisation.

Il est donc préférable de mettre en place des process et des méthodes de management qui créent un climat de confiance au travail plutôt que d’user de logiciels qui terniraient la relation professionnelle.

En résumé, la réussite du télétravail hybride correspond au niveau de confiance accordée au collaborateur. Celui-ci se sentira davantage considéré et donc plus à même d’évoluer de s’investir au sein de l’organisation. Depuis bientôt 10 ans, Tixeo mise sur la confiance pour développer son mode de collaboration en 100% télétravail.


FAQ :

Qu’est-ce que le télétravail hybride ?

Le télétravail hybride combine le travail à distance et en présentiel. Les employés alternent entre leur domicile et le bureau, ce qui transforme les modèles organisationnels traditionnels.

Comment renforcer la confiance en télétravail hybride ?

Il est essentiel de former les salariés aux bonnes pratiques de télétravail, maintenir une communication régulière et utiliser des outils de collaboration adaptés comme Tixeo.

Pourquoi est-il important de former les salariés au télétravail ?

Une formation adéquate limite les freins, améliore la productivité et renforce la confiance en clarifiant les attentes et la flexibilité permise par le télétravail. De plus, la formation permet d’aborder les bonnes pratiques de sécurité informatique et de réduire les risques de cyberattaques.

Quels sont les défis liés à la sécurité en télétravail hybride ?

Les cybermenaces nécessitent des mesures globales et spécifiques, en fonction des télétravailleurs, comme l’utilisation de VPN, de l’authentification multi-facteurs, une bonne gestion des mots de passe, ou encore une sensibilisation aux risques de phishing.

Comment éviter l’isolement des employés en télétravail ?

Maintenir des échanges réguliers sans être envahissant, favoriser le feedback et utiliser des outils de visiocollaboration pour créer un espace de travail virtuel interactif et renforcer le lien entre les collaborateurs.

Pourquoi éviter l’utilisation de logiciels espions (“bossware”) ?

Les logiciels espions peuvent porter atteinte à la vie privée des salariés et dégrader la confiance entre salariés et dirigeants. Il est préférable d’adopter des pratiques de management qui privilégient la transparence, l’autonomie et la responsabilité.

Pour aller plus loin :

Télétravail hybride : 3 façons d’améliorer la productivité

Qu’est-ce que le management hybride ?

Qu’est-ce que le management hybride ?

Avec l’avènement du télétravail hybride, les managers ont dû adapter leurs pratiques pour répondre aux nouveaux besoins de leur équipe. Entre autonomie renforcée et maintien de la cohésion d’équipe, voici les caractéristiques du management hybride.

Une pratique issue du télétravail hybride

La généralisation du mix présentiel et distanciel

L’arrivée du télétravail partiel ou total dans les entreprises a bousculé les modes organisationnels. Aujourd’hui, le télétravail hybride semble s’être imposé. En 2023, environ 47% des entreprises françaises avaient intégré une part de télétravail à leur fonctionnement selon une étude de l’INSEE. Les salariés peuvent ainsi combiner des jours de présence au bureau et des jours de travail à domicile, selon les normes établies par l’organisation. Ces nouvelles façons de travailler ont forcément un impact sur la façon de manager ces équipes hybrides.

Les bonnes pratiques pour mettre en place le télétravail hybride

L’adaptation des managers

En présentiel, au sein des open-space, les managers bénéficient d’une facilité de communication « directe » avec leurs équipes. Ils disposent aussi d’espaces au sein de l’entreprise pour se réunir. Mais le télétravail hybride repousse les frontières du bureau et diversifie les modes de communication. Il peut également amener la désynchronisation du travail, en permettant aux collaborateurs de choisir leurs horaires, leur lieu de travail, voire même leur fuseau horaire pour les « digital nomad ». Du côté des managers, il devient alors nécessaire de gagner en agilité et de repenser leurs méthodes afin de rester durablement en lien avec leurs équipes.

Les principales caractéristiques du management hybride

Entretenir une confiance mutuelle

Bien qu’elle soit une valeur généralement plébiscitée dans le monde du travail, la confiance l’est encore plus dans le contexte du management hybride. En effet, la distance engendrée par le télétravail régulier ou ponctuel implique de créer un véritable climat de confiance. Celle-ci passe par différents actes de reconnaissance (délégation, autonomie, gestion de projet…) qui valorisent les salariés et renforcent leur engagement. Pour les collaborateurs qui alternent entre présentiel et distanciel, ressentir cette confiance au quotidien a un impact bénéfique sur leur bien-être et leur permet de travailler de façon sereine.

À l’inverse, un management trop intrusif, avec des appels en visioconférence incessants, est contre-productif. Un manque de confiance va générer du stress voire même remettre en question les capacités du collaborateur, jusqu’à mener au burn-out. Une récente étude d’Atlassian a d’ailleurs illustré que le surplus de réunions avait des impacts négatifs sur la productivité. Le management hybride doit ainsi favoriser la confiance en s’appuyant le professionnalisme du collaborateur et en trouvant le juste équilibre entre accompagnement et autonomie.

Lorsqu’une confiance mutuelle s’installe entre les deux parties, elle permet au salarié de gagner en performance et au manager de garantir la réussite des projets de son équipe.

Favoriser la culture du feed back

Les feed backs réguliers entre managers et équipes sont fondamentaux dans le contexte du management hybride. Ils consistent à célébrer des réussites, faire état de dysfonctionnements dans un projet ou encore désamorcer d’éventuelles difficultés.

Généralement effectués à l’oral, de façon spontanée, ces feed backs sont essentiels pour garantir un suivi précis des missions. Même à distance, ces courts moments de partage favorisent les échanges sur le long terme. Les équipes hybrides se sentent ainsi valorisées et écoutées. Le manager hybride peut « automatiser » ces feed backs en prévoyant, pour chaque échéance de projet ou temps fort, un échange de plusieurs minutes avec les équipes concernées.

Eviter l’isolement avec le management hybride

L’isolement des salariés est sans doute la plus grande crainte d’un manager hybride. En télétravail, certains collaborateurs vont se sentir délaissés ou perdus et peu à peu s’effacer des échanges. Les feed backs réguliers vont permettre au manager d’identifier ces difficultés.

En amont, la mise en place d’un mode organisationnel hybride doit absolument être accompagnée. Les salariés qui vont plus ou moins mal vivre ce changement nécessitent des aménagements particuliers (jours en présentiel supplémentaires, échanges plus réguliers…). L’essentiel est de pouvoir identifier à temps le problème et proposer des solutions. Le management hybride se distingue ainsi du management classique par sa force d’agilité, qui lui permet de s’adapter à des profils différents. Objectif : trouver pour chaque salarié le rythme adéquat entre présentiel et distanciel et les bonnes façons de rester en lien.

Comment rompre avec l’isolement en télétravail hybride ?

Créer des temps forts et des rituels d’équipe

La continuité du bureau doit être assurée quel que soit l’endroit où les membres de l’équipe se trouvent. Le management hybride participe à tendre et maintenir le fil conducteur qui maintient l’équipe. Ainsi, l’instauration de rituels et de moments conviviaux permet de créer des repères forts dans la vie de l’équipe et de resserrer les liens.

Les rituels peuvent être des instants d’échanges hebdomadaires, en visioconférence, pour rassembler toute l’équipe. Ils peuvent débuter par des « ice breakers » afin de dynamiser le groupe et créer une ambiance de travail agréable. En effet, ces animations permettent de briser la glace facilement avant une réunion et d’apprendre à mieux connaître ses collègues. L’utilisation de « serious game » peut aussi se faire à distance pour travailler différentes thématiques : communication en équipe, gestion du stress, agilité…

Enfin, l’organisation de rencontres en présentiel, avec des moments de cohésion (ateliers, activités sportives) et de créativité (brainstorming, activités manuelles…), en dehors de l’entreprise, peut aussi être un levier de performance et d’innovation dans le cadre du management hybride.

teleworking security

FAQ :

Qu’est-ce que le management hybride ?

Le management hybride combine les pratiques de gestion d’équipe à distance et en présentiel. Il vise à adapter les méthodes de management pour répondre aux besoins des collaborateurs qui alternent entre bureau et télétravail.

Quels sont les enjeux du management hybride ?

Le manger hybride peut améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle de son équipe et donc leur épanouissement, en favorisant la confiance, la flexibilité et l’agilité. Le management hybride peut ainsi augmenter la productivité et l’engagement des salariés.

Comment instaurer la confiance dans un environnement de travail hybride ?

La confiance se construit par la reconnaissance, la délégation de responsabilités et l’autonomie accordée aux collaborateurs. Un management intrusif doit être évité pour prévenir le stress et le burnout.

Comment éviter l’isolement des salariés en télétravail ?

Des feedbacks réguliers et des échanges fréquents sont essentiels. Il est important d’identifier les collaborateurs qui ont des difficultés et d’adapter leur mode de travail pour maintenir leur intégration dans l’équipe.

Quels rituels peuvent renforcer la cohésion d’équipe dans un contexte hybride ?

Instaurer des rituels grâce à des échanges réguliers et mettre en place des moments conviviaux en présentiel avec des activités de cohésion et de créativité peuvent renforcer les liens entre les membres de l’équipe.

Découvrez comment Tixeo met en place le management hybride depuis près de 10 ans :

Télétravail hybride : les bonnes pratiques pour une transformation réussie

Télétravail hybride : les bonnes pratiques pour une transformation réussie

Le monde du travail a connu de nombreux changements au fil des ans et le télétravail hybride est l’un des plus récents. Pour bien comprendre le concept, nous allons d’abord définir ce terme.

Qu’est-ce que le le télétravail hybride?

Le télétravail hybride est une organisation du travail qui combine le travail à distance et le travail en présentiel. Les employés alternent entre le travail depuis leur domicile (ou un autre lieu hors des locaux de l’entreprise) et le travail au bureau. Cette flexibilité permet d’adapter le lieu de travail en fonction des besoins et des préférences de chacun.

Cette forme de travail offre une plus grande flexibilité et une autonomie aux employés, tout en leur faisant bénéficier des avantages du travail en bureau, comme la collaboration en face à face et le sentiment d’appartenance à une équipe.

La différence entre le télétravail traditionnel et le télétravail hybride

Le télétravail traditionnel désigne une situation dans laquelle un employé travaille exclusivement à distance, sans se rendre régulièrement sur le lieu de travail. Le télétravail hybride, en revanche, offre une approche plus flexible, permettant aux employés de travailler à la fois à domicile et au bureau.

Ce nouveau mode de collaboration peut prendre différentes formes selon l’organisation de l’entreprise. Par exemple, certains employés peuvent travailler à distance certains jours de la semaine et se rendre au bureau les autres jours. D’autres peuvent travailler à distance pendant une certaine période, puis revenir au bureau pour une autre période.

La clé du succès du télétravail hybride réside dans sa flexibilité et sa capacité à s’adapter aux besoins changeants des employés et de l’entreprise.

En résumé, le télétravail hybride est un mode organisationnel efficace et flexible. Il offre de nombreux avantages aussi bien pour l’employé que pour l’employeur. Ce modèle favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tout en permettant une collaboration et une communication fluides au sein de l’équipe. Consultez notre article : les 4 idées reçues sur le télétravail.

Les avantages du télétravail hybride

Le télétravail hybride, qui combine les aspects du travail à domicile et du travail sur site, offre de nombreux avantages pour les employés et les employeurs. Ces avantages peuvent contribuer à une expérience de travail plus équilibrée et plus productive.

Pour les employés

Les employés bénéficient grandement du modèle de télétravail hybride. Il offre une flexibilité accrue, permettant aux employés d’adapter leurs horaires de travail à leurs besoins personnels. Cela peut conduire à une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, réduisant ainsi le stress et augmentant la satisfaction au travail.

De plus, le télétravail hybride peut entraîner une réduction des temps de déplacement. En travaillant de chez eux certains jours, les employés peuvent économiser du temps et des frais de déplacement, ce qui peut améliorer leur qualité de vie.

Pour les employeurs

Les employeurs, peuvent également constater une nette augmentation de la productivité. En offrant à leurs employés la flexibilité de travailler dans un environnement choisi, ces derniers peuvent être plus concentrés et productifs.

Le télétravail hybride peut également aider à réduire les coûts. Avec moins d’employés présents sur site, les entreprises réduisent les coûts liés à l’espace de bureau, à l’électricité et d’autres dépenses opérationnelles.

De plus, le télétravail hybride peut aider à attirer et retenir les talents. En effet, de nouvelles générations ultra connectées arrivent sur le marché du travail. Ces professionnels recherchent des emplois qui offrent la flexibilité du télétravail. En adoptant un modèle de télétravail hybride, les entreprises peuvent attirer un panel plus large de candidats. Tout en fidélisant les employés actuels.

En somme, le télétravail hybride offre une multitude d’avantages pour les employés et les employeurs. Cependant, il est crucial de mettre en place une politique et des pratiques de télétravail hybride efficaces pour maximiser ces avantages et minimiser les inconvénients potentiels.

Les défis du télétravail hybride

Malgré ses nombreux avantages, le télétravail hybride présente également des défis. Comprendre ces défis et développer des solutions appropriées est essentiel pour réussir la transition vers ce modèle de travail.

Les difficultés éventuelles

L’un des problèmes les plus courants du télétravail hybride est la communication. Les employés travaillant à distance peuvent se sentir isolés ou déconnectés de leurs collègues qui travaillent au bureau. De plus, la coordination des réunions peut être difficile lorsque les employés travaillent à des horaires et des lieux différents. Il faut également veiller à ce que chacun possède le même niveau d’information.

Un autre problème potentiel est le manque d’équité. Les employés sur site peuvent bénéficier d’une meilleure visibilité et donc accéder à plus d’opportunités de promotion que ceux qui travaillent à distance. De plus, le partage des ressources et des avantages peut être inégal.

La gestion de la performance est également un défi. Il peut être difficile de surveiller et d’évaluer la performance des employés qui travaillent à distance. De plus, le maintien de la productivité et de l’engagement des employés peut être un défi.

Les solutions possibles

Pour résoudre le problème de communication, les entreprises peuvent utiliser des outils de communication en ligne tels que les messageries instantanées et les logiciels de visioconférence. Des réunions régulières et des mises à jour de l’équipe peuvent également aider à maintenir la connexion entre les employés.

Pour assurer l’équité, les entreprises peuvent mettre en place des politiques claires concernant le télétravail hybride. Ces politiques peuvent couvrir des aspects tels que l’accès aux ressources, les opportunités de promotion et les avantages pour les employés. Les entreprises peuvent également promouvoir une culture d’inclusion et de respect pour tous les employés, indépendamment de leur lieu de travail.

Pour gérer la performance, les entreprises peuvent utiliser des outils de suivi du temps et de la productivité. Ils peuvent également mettre en place des objectifs de performance clairs et mesurables. De plus, il est important de fournir un feedback régulier et constructif aux employés.

Pour réussir le passage au télétravail hybride, il est essentiel de comprendre ces défis et de développer des solutions appropriées. Pour plus d’informations sur la mise en place du télétravail hybride, consultez notre article : 10 conseils pour virtualiser rapidement votre espace de travail.

Mettre en place le télétravail hybride

L’adoption du télétravail hybride nécessite une planification minutieuse et une préparation adéquate pour assurer une transition réussie. Les dirigeants d’entreprise doivent tenir compte de divers facteurs. Parmi eux, la mise en place de stratégies efficaces pour l’implémentation de ce modèle de travail.

Les facteurs à considérer

La mise en place du télétravail hybride nécessite une réflexion approfondie sur plusieurs aspects cruciaux. Voici quelques facteurs importants à considérer:

  1. Politique de l’entreprise : Il est essentiel de définir une politique de télétravail hybride claire et complète. Celle-ci établit les attentes et les responsabilités des employés en matière de productivité, d’horaires de travail, d’utilisation des outils de travail à distance et de politiques de confidentialité et de sécurité.
  2. Technologie et infrastructure : Les employés ont besoin d’outils et de technologies adéquats pour travailler à distance. Cela peut inclure des logiciels de collaboration, des systèmes de sécurité robustes et une connectivité Internet fiable.
  3. Formation des employés : Les employés peuvent nécessiter une formation sur l’utilisation des outils numériques, la gestion du temps et d’autres compétences nécessaires pour le télétravail.
  4. Communication et collaboration : Il est crucial de mettre en place des canaux de communication efficaces pour faciliter la collaboration. Une communication régulière permet d’améliorer le bien-être des équipes.

La préparation nécessaire

Une fois que vous avez pris en compte les facteurs clés, la prochaine étape consiste à préparer votre entreprise pour le passage au télétravail hybride. Voici quelques étapes cruciales à suivre:

  1. Investir dans la technologie appropriée : Assurez-vous que votre entreprise dispose des outils technologiques nécessaires pour soutenir le télétravail. Cela peut inclure des logiciels de vidéoconférence, des plateformes de gestion de projets, et des solutions de cybersécurité.
  2. Organiser des formations pour les employés pour les aider à se familiariser avec les outils collaboratifs et à comprendre les attentes de l’entreprise en matière de télétravail hybride.
  3. Mettre en place des canaux de communication efficaces : La communication est essentielle dans un environnement de télétravail hybride. Assurez-vous que les employés soient formés à l’utilisation de des canaux de communication efficaces pour collaborer et rester connectés.

En conclusion, la mise en place du télétravail hybride nécessite une planification soignée et une préparation adéquate. En tenant compte des facteurs clés et en mettant en place des stratégies efficaces, les entreprises peuvent tirer pleinement parti des avantages du télétravail.

Les meilleures pratiques pour le télétravail hybride

Pour assurer une transition réussie vers une modalité de travail hybride, il est important de mettre en place certaines pratiques. Celles-ci permettent d’optimiser la communication, la gestion du temps et de garantir la technologie et la sécurité.

La communication

La communication est l’un des piliers de la collaboration hybride. Les dirigeants doivent s’assurer que toutes les informations importantes sont transmises de manière claire à tous les employés, qu’ils soient sur place ou à distance. Plusieurs outils de communication peuvent être utilisés pour faciliter ce processus, tels que les messageries instantanées, les e-mails, les appels vidéo et les solutions de visioconférence.

D’autre part, il est crucial de tenir des réunions régulières pour maintenir l’engagement des employés et assurer une coordination efficace. Ces réunions peuvent être hebdomadaires ou mensuelles, selon les besoins de l’entreprise. La mise en place de rituels d’équipes à distance est fondamentale pour améliorer continuellement la communication et la cohésion d’équipe.

La gestion du temps

La gestion du temps est également essentielle dans le cadre du télétravail hybride. Les employés doivent en effet gérer efficacement leur temps. Ils doivent être en mesure de respecter leurs engagements professionnels, tout en préservant leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Une bonne pratique consiste à indiquer des plages horaires de travail fixes. Les employés peuvent ainsi adapter leur journée en fonction de leurs besoins individuels, tout en respectant au maximum ces horaires. De cette façon, ils ont l’opportunité de s’organiser pour inclure des plages horaires de travail soutenues et des pauses régulières. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Comment faciliter la collaboration en flex office.

La technologie et la sécurité

La technologie et la sécurité jouent un rôle crucial dans le succès du télétravail hybride. Les employés doivent avoir accès à des outils technologiques fiables et sécurisés pour effectuer leur travail à distance. Cela peut inclure des ordinateurs portables, des logiciels de productivité, des plateformes de visioconférence et des solutions de cybersécurité.

Enfin, en matière de sécurité, il est essentiel de mettre en place des protocoles robustes pour protéger les données sensibles. Cela doit inclure l’utilisation de solutions de visioconférence sécurisées, chiffrées de bout en bout. Par ailleurs, le renforcement de la cybersécurité lors du télétravail hybride passe par l’utilisation d’un VPN, la mise en œuvre de l’authentification à deux facteurs et la formation des employés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Pour plus d’informations, consultez l’article : Comment sensibiliser les salariés à la cybersécurité

5 types de réunions en ligne à sécuriser davantage

5 types de réunions en ligne à sécuriser davantage

Les intrusions dans des visioconférences exposent des informations sensibles et peuvent parfois avoir de nombreuses répercussions selon les secteurs (intérêts économiques, sécurité nationale, enjeux diplomatiques…). Dernière preuve en date avec la fuite d’informations d’une visioconférence WebEx. Voici les principaux types de réunions en ligne à sécuriser en priorité et les précautions à prendre.

Comités de direction à distance

Ce type de réunions en ligne implique la présence de cadres supérieurs, de managers et de membres de la direction générale. Il s’agit d’un rendez-vous clé dans la vie d’une entreprise, qui peut faire l’objet d’espionnage.

L’utilisation d’une solution de visioconférence avec une technologie de chiffrement de bout en bout est donc indispensable. Cependant, celle-ci doit proposer un chiffrement de bout en bout de client à client, c’est-à-dire sans aucune phase de déchiffrement des flux de communication au niveau des serveurs de communication. Ainsi, les échanges audio, vidéo et data demeurent inaccessibles à des personnes extérieures.

Optez pour une « sécurité augmentée »

En plus de cette technologie de chiffrement de bout en bout, Tixeo propose une fonctionnalité de sécurité augmentée : lors d’une réunion en ligne, les participants peuvent renseigner un code secret, préalablement choisi entre eux, afin d’entrer dans un tunnel de communication hautement sécurisé et invisible pour toute autre personne.

Réunions en ligne budgétaires

Les visioconférences abordant des informations financières, avec des participants habilités à réaliser des transactions, sont particulièrement ciblées par des attaques. Récemment, l’arnaque au président via deep fake vidéo et audio lors d’une visioconférence a visé une employée du service financier d’une multinationale hong-kongaise. L’utilisation malveillante de l’IA lors de cette attaque l’a rendue parfaitement efficace.

Ainsi, toutes réunions sur des contrats, des prévisions budgétaires, des résultats financiers ou des audits doivent bénéficier de la plus haute protection. L’organisateur doit contrôler attentivement l’accès des participants à sa réunion en ligne.

Contrôlez l’accès des participants

visioconférence sécurisée pour la finance

Avec Tixeo, après s’être connectés au logiciel via leur compte utilisateur sécurisé, les participants envoient une demande de participation à la réunion. Ils patientent alors dans une salle d’attente virtuelle. En parallèle, l’organisateur vérifie leur demande et l’approuve ou la refuse. Il peut alors procéder à une vérification de l’identité via un appel téléphonique et/ou le partage d’une phrase secrète. Ainsi, la vérification d’identité a lieu en amont, avant l’entrée du participant dans la réunion, et non tardivement pendant l’échange. Les discussions stratégiques sont donc préservées de toute infiltration externe.

En savoir plus sur la visioconférence sécurisée pour la Finance

Réunions en ligne de R&D (Recherche et Développement)

Dans ce type de réunions en ligne circulent des informations sensibles sur des technologies, des innovations ou encore des brevets techniques. Au sein de secteurs stratégiques comme l’industrie ou l’énergie, ces informations constituent le potentiel scientifique et technique de la nation. Elles doivent être protégées efficacement de l’espionnage.

Seul rempart : une véritable technologie de chiffrement de bout en bout et le choix d’une solution de visioconférence souveraine.

Choisir une solution de visioconférence souveraine

Pour éviter la fuite d’informations sensibles, les entreprises doivent choisir une solution de visioconférence sécurisée mais surtout souveraine.

En effet,la plupart des applications collaboratives hébergent leurs données en dehors du territoire européen et sont alors soumis à des lois extraterritoriales souples en matière de protection des données.

C’est le cas du Cloud act aux Etats-Unis. Cette série de lois extraterritoriales permet aux autorités américaines de contraindre les éditeurs situés sur le territoire américain, à fournir les données relatives aux communications électroniques, stockées sur des serveurs américains ou étrangers. Les communications d’entreprise relatives à la R&D doivent donc absolument se tenir sur un logiciel de visioconférence conforme au RGPD, pour éviter toute fuite d’informations.

visa de sécurité ANSSI

Tixeo est par ailleurs la seule solution de visioconférence sécurisée à être certifiée et qualifiée par l’ANSSI depuis 6 années consécutives.

Réunions en ligne avec des collaborateurs externes

Les réunions en ligne impliquant des fournisseurs, des clients ou des partenaires exposent des informations sensibles (informations contractuelles, données clients, budgets…). La vigilance est de mise concernant la protection des visioconférences. La solution déployée et utilisée par les deux parties doit absolument être sécurisée, afin de prévenir toutes compromissions de données.

Sous-traitants, fournisseurs : des intermédiaires particulièrement visés

Les cyberattaques de sous-traitants ou fournisseurs travaillant auprès d’organisations stratégiques sont fréquentes. En effet, généralement, ces intermédiaires possèdent des informations sensibles, sans pour autant bénéficier d’un niveau de cybersécurité suffisant. Ils deviennent ainsi des cibles idéales. Cette vigilance concerne d’autant plus les secteurs de la Défense et de l’Industrie, qui collaborent avec de nombreux partenaires.  

Dans son panorama de la cybermenace 2023, l’ANSSI indique avoir traité « la compromission d’équipements réseau d’un opérateur, conduite au moyen d’un MOA [maître de l’ouvrage] lié à un acteur étatique, dans un but probable d’espionnage de télécommunications ».

L’Agence rappelle ainsi qu’il est nécessaire que « les opérateurs soient particulièrement attentifs à cesser l’utilisation de protocoles d’administration faibles, tandis que leurs clients ne peuvent faire l’hypothèse d’une sécurité par défaut et doivent s’assurer du chiffrement de bout en bout de leurs communications transitant, même partiellement, via des protocoles non sécurisés ».

Réunions en ligne de gestion de crise

En cas de cyberattaque, les équipes IT et de gestion de crise ont besoin de rester en contact. C’est le cas aussi des collaborateurs qui doivent garantir la continuité de l’activité. Au sein des administrations publiques, l’outil de communication d’urgence permet d’assurer la continuité du service public. Pour cela, une solution de visioconférence sécurisée pouvant fonctionner en dehors des réseaux traditionnels est nécessaire.

En savoir plus sur la visioconférence sécurisée pour les administrations publiques

Optez pour des communications out-of-band

La visioconférence sécurisée Tixeo en version on-premise est déployée sur un serveur dédié de l’entreprise. Son déploiement se fait sans impact sur la politique de sécurité du réseau général. En cas de crise, Tixeo peut ainsi fonctionner sans connexion internet, de façon isolée sur l’infrastructure de l’entreprise. Cela permet un usage interne uniquement : les équipes peuvent donc poursuivre leurs échanges en toutes conditions.

interface Tixeo

De plus, choisir un logiciel de visioconférence sécurisé on-premise limite la dépendance technologique de l’organisation à des prestataires externes. Elle améliore ainsi le contrôle de sa politique de sécurité et renforce sa souveraineté.

Découvrir TixeoServer

Autre précaution à prendre pour sécuriser les réunions en ligne 

Se connecter sur un réseau sécurisé

Outre la sécurité du logiciel de visioconférence, la connexion Internet utilisée pour les réunions en ligne doit être parfaitement sécurisée afin de limiter les risques de vol de données. L’utilisation d’un VPN robuste renforce la protection de la connexion mais ne constitue jamais une barrière infranchissable pour les cyberattaquants.

Les récentes fuites de l’armée allemande en visioconférence sont d’ailleurs dues, selon les premiers résultats de l’enquête, à une connexion non autorisée d’un des participants à la réunion en ligne.

Essayez gratuitement Tixeo

“Bossware” : quels sont ces logiciels qui espionnent les salariés ?

“Bossware” : quels sont ces logiciels qui espionnent les salariés ?

Suivre l’activité d’un salarié à distance, c’est ce que permet le « bossware ». L’utilisation de ces logiciels espion est plus répandue qu’on ne le croit, d’autant plus depuis l’avènement du télétravail et de l’lA. Comment les détecter et quels sont leurs risques ?

 

Qu’est-ce que le bossware ?

Définition et origine

Le « bossware » est le terme utilisé pour désigner un logiciel destiné à surveillé les salariés. Installé sur le poste de travail, il collecte un maximum de données sur l’activité du travailleur afin de donner un aperçu de sa productivité. Ce logiciel espion peut enregistrer toutes les activités en ligne : les frappes sur le clavier, les mouvements de la souris et même dans certains cas, effectuer des captures d’écran aléatoires. Certains « bossware » sont également capables de faire des enregistrements audio ou vidéo.

Fortement utilisé depuis le déploiement généralisé du télétravail en 2020, il permet aux dirigeants de garder un œil sur leurs collaborateurs à distance. Aujourd’hui, avec le développement de l’intelligence artificielle, la surveillance peut aller plus loin. Ainsi, certains logiciels « bossware » comme Veriato ont la capacité d’analyser les données du travailleur afin de lui attribuer un « score de risque » pour la sécurité de l’entreprise. D’autres peuvent envoyer des alertes si le travailleur ne semble pas avoir un comportement approprié à son poste.

Un logiciel espion pas toujours détectable

Le « bossware » peut être déployé de façon visible ou silencieuse. En surveillance visible, le travailleur a conscience que son activité est surveillée. Dans certaines configurations, il peut même agir sur le logiciel en le mettant sur pause par exemple. À l’inverse, en surveillance silencieuse, le salarié n’a pas conscience d’être « espionné ». Le logiciel a donc pu être installé sur son poste sans son accord et à distance.

 

Autorisé aux Etats-Unis : et en Europe ?

Le RGPD protège aussi les salariés

Aux Etats-Unis, un employeur peut aisément contraindre un employé à installer ce type de logiciel sur son poste. Néanmoins, des lois tendent aujourd’hui à limiter leur utilisation en obligeant les entreprises à faire preuve de transparence.

En Europe, la surveillance des employés n’est pas non plus clairement légiféré. Néanmoins, le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) fait office de référence sur le sujet. En effet, il définit les conditions de collecte, d’utilisation et de transfert des données à caractère personnel et encadre les opérations de traitement des données, y compris celles concernant le suivi des employés. De cette façon, le consentement de l’employé quant au traitement de ses données est absolument requis.

Cependant, comme l’explique le rapport européen « Employee monitoring and surveillance : The challenges of digitalisation », « il appartient à chaque État membre [de l’UE] de mettre en place des dispositions spécifiques en matière de protection des données ».

Controversé mais tout de même utilisé

En France, l’utilisation du « bossware » est controversée mais malgré tout répandue. Selon une étude réalisée par Vanson Bourne pour VMware, « 63 % des entreprises françaises de plus de 500 salariés ont mis en place des outils de surveillance ».

Néanmoins, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) alerte régulièrement sur l’utilisation de ce logiciel. Elle rappelle que cette surveillance ne doit pas « porter atteinte au respect des droits et des libertés des salariés ». Avant de mettre en place un outil de surveillance, les salariés doivent donc être informés. La surveillance au travail fait d’ailleurs partie des principaux motifs de plainte auprès de la Cnil.

Mais le pays européen champion de la surveillance des salariés serait bien l’Espagne. Puisque, selon le même rapport, « 40 % des entreprises espagnoles ont installé des logiciels espions » contre 15% en Allemagne et 26% au Royaume-Uni.

 

Les différentes façons de détecter un « bossware »

Selon TechTarget, quelques vérifications permettent de détecter l’utilisation d’un « bossware ».

1. Vérifier le gestionnaire des tâches

Si un logiciel non reconnu, dont le nom contient un certain nombre de chiffres et de lettres aléatoires, s’exécute en arrière-plan, il peut s’agir d’un « bossware ». À noter que de nombreux logiciels espions ne sont pas détectables dans le gestionnaire des tâches.

2. Télécharger un antispyware

En cas de suspicion, un logiciel anti-espion peut être utile. Celui-ci va scanner l’appareil et être en mesure d’identifier le « bossware » comme logiciel malveillant.

3. Surveiller le trafic Internet sortant

Certains logiciels de surveillance de trafic Internet peuvent détecter un trafic inhabituel et ainsi confirmer des soupçons.

 

Quels sont les risques liés à l’utilisation de bossware ?

Les impacts sur la productivité et le bien-être des salariés

La mise en place d’outils de surveillance de salariés démontre un manque de confiance flagrant de la direction envers ses collaborateurs qui travaillent à distance. Pourtant, cette confiance réciproque est indispensable pour favoriser l’engagement des salariés dans l’entreprise et les fidéliser. La surveillance, lorsqu’elle est visible, fait ressentir une pression constante aux salariés, pression qui peut les pousser à l’épuisement et au burn-out. Alors qu’elle souhaite contrôler et agir sur leur productivité, la Direction nuirait ainsi au bien-être de ses équipes.

Vols de données et non-respect de la vie privée

En France, le salarié dispose de droits concernant le traitement de ses données, notamment avec le RGPD. Il doit en avoir conscience et ne pas hésiter à alerter ses représentants en cas de doute sur un logiciel espion dans son entreprise. En effet, l’utilisation de « bossware » entraîne un traitement massif de contenus et données personnelles qui nuisent au respect de la vie privée du salarié. Si ces logiciels ne sont pas parfaitement sécurisés, ils peuvent être visés par des cyberattaques. De ce fait, les données qui concernent le salarié, mais aussi l’entreprise, sont susceptibles de tomber entre les mains de personnes malveillantes. Les employeurs doivent protéger les données du salarié, qu’elles aient été récoltées à des fins de recrutement, de sécurité ou de suivi de l’activité.

Quelques pistes pour éviter le bossware

Favoriser la confiance et la communication

En conclusion, les logiciels « bossware » sont beaucoup utilisés depuis la crise sanitaire et tendent à se développer avec l’intelligence artificielle. Pourtant, leurs effets sont parfois nocifs sur le bien-être des salariés et nuire à la performance des équipes.

L’utilisation de logiciels espions ne doit jamais être systématique pour la collaboration à distance, au contraire. Il est essentiel que le télétravail soit proposé dans un climat de confiance, afin d’en tirer tous les bénéfices en matière de productivité et de qualité de vie au travail. Pour cela, un management et des outils de communications adaptés et sécurisés sont indispensables à mettre en place.

Préserver la cybersécurité de l’entreprise

Les risques de sécurité du « bossware » sont réels. Ils peuvent aboutir à une perte de données personnelles et engendrer des répercussions financières pour l’entreprise.

Enfin, les salariés doivent être conscients de leurs droits relatifs à la protection de leur vie privée et de leurs données personnelles et ne pas hésiter à se rapprocher de leurs représentants en cas de doute sur l’utilisation d’un bossware.

 

Pour aller plus loin

Dans ce livre blanc, découvrez des pistes pour renforcer la productivité des travailleurs à distance et améliorer la cybersécurité du télétravail.

livre blanc sécurité du télétravail

3 idées d’activités lors de séminaires d’entreprise

3 idées d’activités lors de séminaires d’entreprise

 

Les séminaires d’entreprises ont de multiples effets sur la performance des organisations. Ils sont même indispensables en 100% télétravail ou full remote. Voici 3 idées d’activités à organiser durant un séminaire d’entreprise.

 

Quels sont les bénéfices des séminaires d’entreprise ?

Renforcer le lien entre les équipes

Les séminaires d’entreprises sont des moments privilégiés pour les salariés. D’abord, ils permettent de mieux connaître ses collègues en participant à des activités ludiques et conviviales. Par ailleurs, pour les équipes en full remote qui ne se rencontrent jamais en présentiel, les séminaires sont essentiels. Ils développent les liens entre les collaborateurs, qui ont la possibilité d’échanger de façon informelle. Tout cela participe donc à maximiser la cohésion d’équipe voire à relancer une dynamique collective, au profit de la performance de l’entreprise.

 

Développer la culture d’entreprise

Le choix des activités durant le séminaire d’entreprise peut permettre à l’entreprise de mettre en avant ses valeurs, son histoire et ses collaborateurs. Par exemple, en organisant une rencontre dans un lieu symbolique (siège social, ville natale d’un collaborateur…) ou en proposant des animations en lien avec son secteur d’activité ou celui de ses clients.

À lire aussi :

Full remote : pourquoi les séminaires d’entreprise sont-ils indispensables ?

 

Nos idées d’activités pour des séminaires d’entreprise :

Une course d’orientation en équipe

Chaque équipe dispose d’une feuille de route pour se rendre le plus vite possible à un endroit donné. Pour compliquer la tâche, certains membres de l’équipe peuvent avoir une contrainte (yeux bandés, casque sur les oreilles…). Cela incitera les coéquipiers à se coordonner et à redoubler d’ingéniosité afin de mieux communiquer. De plus, la feuille de route est généralement incomplète et des énigmes, disséminées à différents endroits du parcours, devront être résolues par le collectif. La résolution de problèmes en groupe est un élément clé des activités de team building dans le but de renforcer la cohésion d’équipe.

séminaire d'entreprise

Pour des séminaires d’entreprises organisés dans une grande ville, le rallye dégustation est une alternative plus ludique. Chaque équipe reçoit une feuille de route contenant des instructions. Elles devront ainsi suivre un parcours et se rendre dans différents commerces afin d’y déguster des spécialités locales. Les collaborateurs devront ainsi se mettre d’accord sur l’itinéraire à suivre et partageront un moment convivial, tout en découvrant la ville.

Une activité créative  

Construire un projet ensemble pour atteindre un même objectif, c’est le principe des activités créatives en séminaires. Fresque collective aux couleurs de l’entreprise, concours de construction ou encore tournage d’un clip vidéo sont des animations intéressantes pour favoriser les échanges et stimuler la créativité.

Par ailleurs, ce type d’activité est l’occasion de valoriser un ou plusieurs collaborateurs, amateurs d’art ou de musique, qui peuvent ainsi partager leur savoir-faire.

Un atelier brainstorming

Enfin, durant un séminaire, il est important de prévoir un temps pour faire le point sur l’activité de l’entreprise et surtout de se tourner vers l’avenir. Le brainstorming est un format intéressant pour impliquer les collaborateurs dans les projets à venir. Il est un bon moyen de récolter les idées de chacun et d’encourager l’innovation. Sur une thématique donnée, liée à l’actualité du domaine d’activité ou à un futur projet, le brainstorming doit permettre aux collaborateurs de s’exprimer librement, dans un climat de confiance. Ainsi, les équipes se sentiront davantage partie prenante de la prise de décision et donc engagés dans l’entreprise.

séminaire d'entreprise

Cet exercice peut être réalisé de façon individuelle ou en petit groupe. La seule condition est de s’assurer que chacun soit en mesure de partager ses idées sans crainte d’être jugé. Des techniques de facilitation peuvent être employées pour faciliter les échanges.

Tixeo organise des séminaires trimestiels premium pour ses équipes

Depuis 8 ans, Tixeo est une entreprise entièrement dématérialisée avec son modèle 100% télétravail augmenté. Pour maintenir une forte cohésion d’équipe, elle propose à ses collaborateurs des séminaires trimestriels. L’occasion de partager des moments de convivialité, avec des activités variées, et aussi d’intégrer les nouveaux arrivants.

Que signifie le modèle de 100% télétravail augmenté ?

livre blanc sécurité du télétravail