“Bossware” : quels sont ces logiciels qui espionnent les salariés ?

“Bossware” : quels sont ces logiciels qui espionnent les salariés ?

Suivre l’activité d’un salarié à distance, c’est ce que permet le « bossware ». L’utilisation de ces logiciels espion est plus répandue qu’on ne le croit, d’autant plus depuis l’avènement du télétravail et de l’lA. Comment les détecter et quels sont leurs risques ?

 

Qu’est-ce que le bossware ?

Définition et origine

Le « bossware » est le terme utilisé pour désigner un logiciel destiné à surveillé les salariés. Installé sur le poste de travail, il collecte un maximum de données sur l’activité du travailleur afin de donner un aperçu de sa productivité. Ce logiciel espion peut enregistrer toutes les activités en ligne : les frappes sur le clavier, les mouvements de la souris et même dans certains cas, effectuer des captures d’écran aléatoires. Certains « bossware » sont également capables de faire des enregistrements audio ou vidéo.

Fortement utilisé depuis le déploiement généralisé du télétravail en 2020, il permet aux dirigeants de garder un œil sur leurs collaborateurs à distance. Aujourd’hui, avec le développement de l’intelligence artificielle, la surveillance peut aller plus loin. Ainsi, certains logiciels « bossware » comme Veriato ont la capacité d’analyser les données du travailleur afin de lui attribuer un « score de risque » pour la sécurité de l’entreprise. D’autres peuvent envoyer des alertes si le travailleur ne semble pas avoir un comportement approprié à son poste.

Un logiciel espion pas toujours détectable

Le « bossware » peut être déployé de façon visible ou silencieuse. En surveillance visible, le travailleur a conscience que son activité est surveillée. Dans certaines configurations, il peut même agir sur le logiciel en le mettant sur pause par exemple. À l’inverse, en surveillance silencieuse, le salarié n’a pas conscience d’être « espionné ». Le logiciel a donc pu être installé sur son poste sans son accord et à distance.

 

Autorisé aux Etats-Unis : et en Europe ?

Le RGPD protège aussi les salariés

Aux Etats-Unis, un employeur peut aisément contraindre un employé à installer ce type de logiciel sur son poste. Néanmoins, des lois tendent aujourd’hui à limiter leur utilisation en obligeant les entreprises à faire preuve de transparence.

En Europe, la surveillance des employés n’est pas non plus clairement légiféré. Néanmoins, le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) fait office de référence sur le sujet. En effet, il définit les conditions de collecte, d’utilisation et de transfert des données à caractère personnel et encadre les opérations de traitement des données, y compris celles concernant le suivi des employés. De cette façon, le consentement de l’employé quant au traitement de ses données est absolument requis.

Cependant, comme l’explique le rapport européen « Employee monitoring and surveillance : The challenges of digitalisation », « il appartient à chaque État membre [de l’UE] de mettre en place des dispositions spécifiques en matière de protection des données ».

Controversé mais tout de même utilisé

En France, l’utilisation du « bossware » est controversée mais malgré tout répandue. Selon une étude réalisée par Vanson Bourne pour VMware, « 63 % des entreprises françaises de plus de 500 salariés ont mis en place des outils de surveillance ».

Néanmoins, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) alerte régulièrement sur l’utilisation de ce logiciel. Elle rappelle que cette surveillance ne doit pas « porter atteinte au respect des droits et des libertés des salariés ». Avant de mettre en place un outil de surveillance, les salariés doivent donc être informés. La surveillance au travail fait d’ailleurs partie des principaux motifs de plainte auprès de la Cnil.

Mais le pays européen champion de la surveillance des salariés serait bien l’Espagne. Puisque, selon le même rapport, « 40 % des entreprises espagnoles ont installé des logiciels espions » contre 15% en Allemagne et 26% au Royaume-Uni.

 

Les différentes façons de détecter un « bossware »

Selon TechTarget, quelques vérifications permettent de détecter l’utilisation d’un « bossware ».

1. Vérifier le gestionnaire des tâches

Si un logiciel non reconnu, dont le nom contient un certain nombre de chiffres et de lettres aléatoires, s’exécute en arrière-plan, il peut s’agir d’un « bossware ». À noter que de nombreux logiciels espions ne sont pas détectables dans le gestionnaire des tâches.

2. Télécharger un antispyware

En cas de suspicion, un logiciel anti-espion peut être utile. Celui-ci va scanner l’appareil et être en mesure d’identifier le « bossware » comme logiciel malveillant.

3. Surveiller le trafic Internet sortant

Certains logiciels de surveillance de trafic Internet peuvent détecter un trafic inhabituel et ainsi confirmer des soupçons.

 

Quels sont les risques liés à l’utilisation de bossware ?

Les impacts sur la productivité et le bien-être des salariés

La mise en place d’outils de surveillance de salariés démontre un manque de confiance flagrant de la direction envers ses collaborateurs qui travaillent à distance. Pourtant, cette confiance réciproque est indispensable pour favoriser l’engagement des salariés dans l’entreprise et les fidéliser. La surveillance, lorsqu’elle est visible, fait ressentir une pression constante aux salariés, pression qui peut les pousser à l’épuisement et au burn-out. Alors qu’elle souhaite contrôler et agir sur leur productivité, la Direction nuirait ainsi au bien-être de ses équipes.

Vols de données et non-respect de la vie privée

En France, le salarié dispose de droits concernant le traitement de ses données, notamment avec le RGPD. Il doit en avoir conscience et ne pas hésiter à alerter ses représentants en cas de doute sur un logiciel espion dans son entreprise. En effet, l’utilisation de « bossware » entraîne un traitement massif de contenus et données personnelles qui nuisent au respect de la vie privée du salarié. Si ces logiciels ne sont pas parfaitement sécurisés, ils peuvent être visés par des cyberattaques. De ce fait, les données qui concernent le salarié, mais aussi l’entreprise, sont susceptibles de tomber entre les mains de personnes malveillantes. Les employeurs doivent protéger les données du salarié, qu’elles aient été récoltées à des fins de recrutement, de sécurité ou de suivi de l’activité.

Quelques pistes pour éviter le bossware

Favoriser la confiance et la communication

En conclusion, les logiciels « bossware » sont beaucoup utilisés depuis la crise sanitaire et tendent à se développer avec l’intelligence artificielle. Pourtant, leurs effets sont parfois nocifs sur le bien-être des salariés et nuire à la performance des équipes.

L’utilisation de logiciels espions ne doit jamais être systématique pour la collaboration à distance, au contraire. Il est essentiel que le télétravail soit proposé dans un climat de confiance, afin d’en tirer tous les bénéfices en matière de productivité et de qualité de vie au travail. Pour cela, un management et des outils de communications adaptés et sécurisés sont indispensables à mettre en place.

Préserver la cybersécurité de l’entreprise

Les risques de sécurité du « bossware » sont réels. Ils peuvent aboutir à une perte de données personnelles et engendrer des répercussions financières pour l’entreprise.

Enfin, les salariés doivent être conscients de leurs droits relatifs à la protection de leur vie privée et de leurs données personnelles et ne pas hésiter à se rapprocher de leurs représentants en cas de doute sur l’utilisation d’un bossware.

 

Pour aller plus loin

Dans ce livre blanc, découvrez des pistes pour renforcer la productivité des travailleurs à distance et améliorer la cybersécurité du télétravail.

livre blanc sécurité du télétravail
3 idées d’activités lors de séminaires d’entreprise

3 idées d’activités lors de séminaires d’entreprise

 

Les séminaires d’entreprises ont de multiples effets sur la performance des organisations. Ils sont même indispensables en 100% télétravail ou full remote. Voici 3 idées d’activités à organiser durant un séminaire d’entreprise.

 

Quels sont les bénéfices des séminaires d’entreprise ?

Renforcer le lien entre les équipes

Les séminaires d’entreprises sont des moments privilégiés pour les salariés. D’abord, ils permettent de mieux connaître ses collègues en participant à des activités ludiques et conviviales. Par ailleurs, pour les équipes en full remote qui ne se rencontrent jamais en présentiel, les séminaires sont essentiels. Ils développent les liens entre les collaborateurs, qui ont la possibilité d’échanger de façon informelle. Tout cela participe donc à maximiser la cohésion d’équipe voire à relancer une dynamique collective, au profit de la performance de l’entreprise.

 

Développer la culture d’entreprise

Le choix des activités durant le séminaire d’entreprise peut permettre à l’entreprise de mettre en avant ses valeurs, son histoire et ses collaborateurs. Par exemple, en organisant une rencontre dans un lieu symbolique (siège social, ville natale d’un collaborateur…) ou en proposant des animations en lien avec son secteur d’activité ou celui de ses clients.

À lire aussi :

Full remote : pourquoi les séminaires d’entreprise sont-ils indispensables ?

 

Nos idées d’activités pour des séminaires d’entreprise :

Une course d’orientation en équipe

Chaque équipe dispose d’une feuille de route pour se rendre le plus vite possible à un endroit donné. Pour compliquer la tâche, certains membres de l’équipe peuvent avoir une contrainte (yeux bandés, casque sur les oreilles…). Cela incitera les coéquipiers à se coordonner et à redoubler d’ingéniosité afin de mieux communiquer. De plus, la feuille de route est généralement incomplète et des énigmes, disséminées à différents endroits du parcours, devront être résolues par le collectif. La résolution de problèmes en groupe est un élément clé des activités de team building dans le but de renforcer la cohésion d’équipe.

séminaire d'entreprise

Pour des séminaires d’entreprises organisés dans une grande ville, le rallye dégustation est une alternative plus ludique. Chaque équipe reçoit une feuille de route contenant des instructions. Elles devront ainsi suivre un parcours et se rendre dans différents commerces afin d’y déguster des spécialités locales. Les collaborateurs devront ainsi se mettre d’accord sur l’itinéraire à suivre et partageront un moment convivial, tout en découvrant la ville.

Une activité créative  

Construire un projet ensemble pour atteindre un même objectif, c’est le principe des activités créatives en séminaires. Fresque collective aux couleurs de l’entreprise, concours de construction ou encore tournage d’un clip vidéo sont des animations intéressantes pour favoriser les échanges et stimuler la créativité.

Par ailleurs, ce type d’activité est l’occasion de valoriser un ou plusieurs collaborateurs, amateurs d’art ou de musique, qui peuvent ainsi partager leur savoir-faire.

Un atelier brainstorming

Enfin, durant un séminaire, il est important de prévoir un temps pour faire le point sur l’activité de l’entreprise et surtout de se tourner vers l’avenir. Le brainstorming est un format intéressant pour impliquer les collaborateurs dans les projets à venir. Il est un bon moyen de récolter les idées de chacun et d’encourager l’innovation. Sur une thématique donnée, liée à l’actualité du domaine d’activité ou à un futur projet, le brainstorming doit permettre aux collaborateurs de s’exprimer librement, dans un climat de confiance. Ainsi, les équipes se sentiront davantage partie prenante de la prise de décision et donc engagés dans l’entreprise.

séminaire d'entreprise

Cet exercice peut être réalisé de façon individuelle ou en petit groupe. La seule condition est de s’assurer que chacun soit en mesure de partager ses idées sans crainte d’être jugé. Des techniques de facilitation peuvent être employées pour faciliter les échanges.

Tixeo organise des séminaires trimestiels premium pour ses équipes

Depuis 8 ans, Tixeo est une entreprise entièrement dématérialisée avec son modèle 100% télétravail augmenté. Pour maintenir une forte cohésion d’équipe, elle propose à ses collaborateurs des séminaires trimestriels. L’occasion de partager des moments de convivialité, avec des activités variées, et aussi d’intégrer les nouveaux arrivants.

Que signifie le modèle de 100% télétravail augmenté ?

livre blanc sécurité du télétravail
Comment réinventer et sécuriser le travail à distance en 2023 ?

Comment réinventer et sécuriser le travail à distance en 2023 ?

Le travail à distance est aujourd’hui plébiscité par un nombre important de salariés et d’entreprises. Mais, à l’heure où les cybermenaces s’intensifient, comment rendre le télétravail vraiment performant et renforcer sa sécurité dans les organisations ?

 

Quiet quitting, digital nomad… Une nouvelle vision du travail

En France comme en Europe, le rapport au travail a considérablement évolué. Pour de nombreux salariés aujourd’hui, la priorité est d’occuper un poste dans une entreprise en accord avec leurs valeurs, où leur bien-être sera réellement pris en compte. C’est ce qui ressort d’ailleurs du dernier baromètre de l’observatoire Actineo. On apprend que 45 % des personnes interrogées pensent que leur employeur ne se préoccupe pas de leur bien-être au travail, alors que cela devrait être la priorité pour 84 %.

Le mouvement du quiet quitting (ou démission silencieuse) ainsi que le nombre croissant de digital nomad, démontrent ainsi une envie assumée de gagner en liberté et en qualité de vie.

 

Les bénéfices du télétravail  

Le télétravail semble être une réponse adaptée et efficace face à ces nouvelles attentes, en offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. De plus, le travail à distance augmenterait même la productivité des salariés, selon le rapport du Conseil National de la Productivité. Le bénéfice d’une meilleure qualité de vie ? Pas seulement, puisque la réussite du télétravail tient aussi dans l’accompagnement et le management adapté des équipes.

Comment repenser le management en télétravail ?

livre blanc sécurité du télétravail

Allier performance de la collaboration et sécurité des données

En 2023, mettre en place le télétravail nécessite une réflexion poussée sur la sécurité des données et des communications. En effet, lorsque les salariés travaillent à distance, les risques de cybersécurité sont plus importants et leurs conséquences plus coûteuses.

Dans le rapport d’IBM, on apprend qu’en 2022, le coût moyen d’une violation de données était de 4,34 millions de dollars en France. Quand le télétravail est un facteur à l’origine de l’attaque, 1 million de dollars sont ajoutés à la note. Les conséquences sont donc d’abord financières mais elles dégradent également la réputation de l’organisation ciblée pour son manque de fiabilité.

La protection de l’environnement de télétravail, la mise en place d’un VPN, du MFA (authentification multi-facteur) ou encore la souscription d’un service cloud souverain sont autant de choix à effectuer pour que les collaborateurs accèdent de façon simple et sécurisée aux ressources de l’entreprise.

Quels outils mettre en place pour sécuriser les données ?

Quels sont les risques de sécurité informatique principaux en télétravail ?

livre blanc sécurité du télétravail

L’importance de la formation des télétravailleurs à l’hygiène informatique

La sensibilisation à la sécurité informatique des équipes en télétravail est fondamentale pour prévenir les risques de cybersécurité. En effet, le facteur humain est toujours le premier en cause, malgré une sécurisation massive des systèmes d’informations. Les salariés doivent ainsi être sensibilisés aux risques mais aussi aux bonnes pratiques à mettre en œuvre pour protéger leur appareil, en déplacement notamment.

Par ailleurs, le déploiement et l’utilisation d’un outil de visio collaboration performant et Secure by design reste indispensable pour la collaboration des équipes, d’autant plus en 100% télétravail. Former et sensibiliser les télétravailleurs à cet outil est important, notamment pour réduire les risques de shadow IT, de plus en plus courant.

Le cas de Tixeo, en 100% télétravail augmenté

Depuis 8 ans, Tixeo évolue en 100% « télétravail augmenté ». Grâce au mode TixeoFusion de sa solution de visioconférence sécurisée, les équipes Tixeo collaborent dans un open-space virtuel au quotidien. À la clé : une communication simple, fiable et conviviale, qui efface la distance entre les collaborateurs et renforce la collaboration.

Comment s’est pérennisé le modèle 100% télétravail augmenté de Tixeo ?

livre blanc sécurité du télétravail
Télétravail : 3 façons d’améliorer la productivité

Télétravail : 3 façons d’améliorer la productivité

Aujourd’hui, une grande majorité de français estime que le télétravail présente plus d’avantages que d’inconvénients. Ils sont même 72% à estimer que le premier avantage du télétravail est un gain de productivité au niveau individuel. C’est ce qui ressort d’une étude réalisée récemment par SD Worx.

 

Pourquoi le télétravail peut renforcer la productivité ?

Un meilleur équilibre vie pro et et vie perso

En travaillant à distance, les salariés bénéficient d’une certaine flexibilité. Celle-ci leur permet de mieux équilibrer leur vie professionnelle et vie personnelle. D’ailleurs, toujours dans l’étude de SD Worx, on apprend que 80% des salariés français estiment que le télétravail permet un meilleur équilibre vie pro et perso. En effet, le fait de travailler à domicile facilite l’organisation personnelle. Il permet de se consacrer à des activités sportives, culturelles ou associatives dès la fin de la journée de travail, ce qui participe fortement au bien-être des salariés.

Réduction du stress et des absences

La suppression des trajets domicile-travail et la flexibilité du télétravail réduisent ainsi considérablement le stress des travailleurs, qui est une des premières causes d’arrêt de travail.

En diminuant le stress au travail, les entreprises limitent alors les absences sur le long terme, à condition d’accompagner le salarié dans la mise en place du télétravail (matériel adéquat, sensibilisation sur les bonnes postures et l’importance de maintenir une activité physique…). La qualité de vie apportée par le travail à distance peut donc avoir un impact fort sur la productivité des salariés.

 

Comment maintenir cette productivité en télétravail ?

En 2022, le rapport du Conseil National de la Productivité indique que le télétravail a entraîné une hausse de la productivité des salariés concernés. En effet, l’augmentation de la proportion de télétravailleurs, passant de 5% avant la crise sanitaire du Covid à 25% aujourd’hui, coïnciderait avec un gain de productivité compris entre 5% et 9% au sein des entreprises.

Encore faut-il pouvoir maintenir cette productivité en télétravail sur la durée, grâce à des outils de collaboration performants et un management adapté.

Tirer parti des outils de visio-collaboration

La performance des salariés en télétravail réside avant tout dans les outils de collaboration mis à disposition par l’entreprise. En mode hybride, les salariés présents au bureau et les salariés en distanciel doivent bénéficier d’une continuité dans leurs échanges.

Ces outils doivent faciliter la communication tout en garantissant une haute sécurité aux échanges. En effet, le télétravail, notamment en 100%, implique une ouverture plus grande des données, sur des sujets parfois très sensibles et confidentiels. Sécuriser les communications permettra de protéger l’entreprise mais aussi de rassurer le salarié et éviter qu’il limite ses interactions.

 

Comment renforcer la productivité des équipes en télétravail ?

livre blanc sécurité du télétravail

Moins de réunions et plus d’échanges qualitatifs grâce à l’open-space virtuel

En full remote ou télétravail à 100%, l’enjeu est de permettre aux collaborateurs d’être en lien au quotidien, sans perdre trop de temps dans des réunions inutiles. Les télétravailleurs à 100% doivent bénéficier d’autonomie sans se sentir isolés, afin de gagner en productivité tout en conservant la cohésion d’équipe.  

Pour répondre à ce besoin, Tixeo propose le mode TixeoFusion dans son outil de visioconférence sécurisée.

Cette fonctionnalité permet aux télétravailleurs de se retrouver dans un open-space virtuel. Représentés dans des bulles-vidéos, ils peuvent échanger en toute simplicité, simplement en cliquant sur la bulle d’un ou plusieurs collègues. Lorsque la discussion se lance, les bulles se rejoignent et forment un groupe de couleurs. Les interlocuteurs interagissent alors comme dans une visioconférence traditionnelle, sans perturber les autres télétravailleurs.

Les avantages de l’open-space virtuel :

 

  • Favoriser les échanges informels en télétravail (et d’éviter ainsi des réunions inutiles)
  • Éviter le sentiment d’isolement en ayant une vue constante sur ses collègues
  • Faciliter le partage d’informations à l’échelle de tous les participants, grâce à la fonctionnalité de messagerie sécurisée, incluse dans l’open-space virtuel

Mettre en place un management adapté

En parallèle, les managers doivent être formés pour accompagner leurs équipes en télétravail. Cet aspect est fondamental pour maintenir une bonne productivité mais aussi une cohésion d’équipe.

Ainsi, il est important d’installer un climat de confiance dans la collaboration. En effet, les salariés en télétravail bénéficient d’une grande autonomie. Pour renforcer leur engagement et leur implication, le manager doit favoriser un feedback régulier. Par ailleurs, les échanges doivent être fluides et réalisés le plus possible en visioconférence avec la caméra activée, pour améliorer la qualité des échanges. Cela permet de détecter relativement en amont un éventuel mal-être ou des difficultés.

 

Fixer des rituels

Ces feedbacks réguliers peuvent être programmés à l’image des « daily meeting« . Ces réunions quotidiennes, très connus dans les équipes IT, permettent aux équipes de faire le point sur les projets en cours. Ce type de rituels participe à améliorer la productivité des collaborateurs en télétravail : ils rappellent les objectifs à atteindre et motivent les effectifs, tout en valorisant les différentes avancées.

Enfin, en télétravail, le manager doit s’assurer que ses équipes prennent des pauses durant la journée et se déconnecte après leur journée de travail. En effet, une hyperconnexion a des impacts sur la santé du télétravailleur et nuit à sa qualité de vie et à sa productivité. Les échanges réguliers avec le manager permettent de détecter ce type de difficulté.

 

QVCT : comment rompre avec l’isolement en télétravail ?

QVCT : comment rompre avec l’isolement en télétravail ?

Qu’il soit imposé ou flexible, le télétravail est parfois mal vécu par les salariés. Les télétravailleurs peuvent ressentir un sentiment d’isolement vis-à-vis de leurs collègues et de leur hiérarchie. Ce risque important a des conséquences sur le bien-être et l’engagement des salariés dans l’entreprise.

 

Faciliter la communication

Qui dit isolement en télétravail, dit forcément défaut de communication. En télétravail, les outils de communication déployés doivent être simples et fluides à utiliser, pour que les collaborateurs les prennent en main rapidement. Cependant, ce n’est parfois pas suffisant.

Une simple messagerie instantanée est facile à utiliser mais ne permet pas de récréer des interactions qualitatives. Généralement, les échanges sont courts et se limitent à des questions-réponses. La communication est donc insuffisante. Sur le long terme, les liens entre les salariés se distendent.

Full remote : pourquoi les séminaires d’entreprise sont-ils indispensables ?

 

Bien utiliser la visioconférence

Le déploiement d’outils de visioconférence dans les entreprises est aujourd’hui indispensable pour des équipes en télétravail. Pour autant, ces solutions sont encore aujourd’hui sous-exploitées. De nombreux salariés désactivent leur webcam durant les réunions en ligne et perdent la possibilité de mieux interagir avec leur interlocuteur. Ce type de pratique entraîne un sentiment d’isolement en télétravail.

 

L’importance de la communication non-verbale

En effet, des éléments de communication non verbale permettent d’avoir des informations sur l’état émotionnel ou physique de son collègue et d’adapter la conversation. Le langage corporel (expressions faciales, mouvements, posture…) peut indiquer une agitation, une apathie ou un mécontentement. Le regard peut être fuyant ou fixe, ce qui dénote l’intérêt et l’attention. Tous ces éléments participent à enrichir la communication et à en tirer de meilleurs bénéfices.

6 questions à se poser avant de démarrer une visioconférence

Mettre en place des rituels

À l’inverse, multiplier et enchaîner les réunions en visioconférence toute la journée peut vite devenir épuisant pour les salariés et surtout contre-productif. De plus, ces réunions laissent généralement peu de place à la communication informelle. Cela ne participe donc pas à limiter le sentiment d’isolement des collaborateurs.

Pour garder une bonne dynamique d’équipe, certains rituels sont à mettre en place, comme des réunions hebdomadaires ou des « daily meeting » sur un format court. Celles-ci permettent de favoriser les échanges sans trop empiéter sur la journée de travail. D’autres dispositifs plus informels et ludiques sont à imaginer pour renforcer la cohésion d’équipe (jeux en ligne, challenge, afterwork en visio…).

L’objectif étant de renforcer les liens entre les équipes tout en conservant autonomie et productivité.

 

L’open-space virtuel pour éviter le sentiment d’isolement et renforcer l’esprit d’équipe

Au quotidien chez Tixeo, les équipes sont connectées en continu, en temps réel, dans un open-space virtuel, TixeoFusion.

Chaque matin, les collaborateurs se retrouvent ainsi dans un même espace, pour travailler à distance sans se sentir isolés.

En effet, chacun apparait dans une bulle vidéo et peut travailler au calme tout en étant entouré de ses collègues. Pour échanger, il suffit au collaborateur de cliquer sur la bulle d’un collègue pour basculer dans un échange en visioconférence classique. Les autres collaborateurs voient ainsi les bulles se rapprocher et créer un groupe de discussion.

isolement télétravail

Chaque groupe de discussion est représenté par une couleur différente.

Le télétravailleur se retrouve ainsi comme au bureau :

  • il peut partager facilement son écran,
  • faire une réunion,
  • discuter de façon informelle avec un collègue,
  • ou se concentrer sur sa mission tout en voyant ses collègues

Tout cela sans subir un sentiment d’isolement.

Enfin, TixeoFusion permet aussi de faciliter l’échange d’informations, à l’échelle de tous les participants, via le module de discussion instantanée intégré.

Grâce à l’open-space virtuel, les collaborateurs en télétravail peuvent facilement discuter avec des équipes différentes, ce qui renforce également la collaboration transversale.

 

 

L’intégration des nouveaux arrivants en télétravail 

En télétravail, l’arrivée d’un nouveau collaborateur doit être bien préparée afin de faciliter son intégration dans l’entreprise.

Lors de son premier jour, tout doit être fait pour que le nouvel arrivant se sente attendu et puisse faire la connaissance des équipes en place. Son accompagnement durant les premières semaines est fatidique pour l’aider à prendre sa mission en main mais aussi sa place dans l’organisation. Des échanges réguliers sont à prévoir pour identifier relativement en amont d’éventuelles difficultés. Une intégration rapide et réussie d’un collaborateur en télétravail limitera les risques d’isolement.

Dans une récente interview de la French Tech Méditerranée, Renaud Ghia, Président de Tixeo, donne ses conseils pour accueillir un nouveau salarié en 100% télétravail.

Sensibiliser les équipes

Les organisations doivent réagir avant qu’un télétravailleur soit vraiment isolé. Différents signaux doivent alerter : perte de motivation, manque d’implication dans les réunions, diminution des échanges…

Des actions de sensibilisation peuvent être mis en place au sein de l’organisation pour éviter l’isolement en télétravail. De plus, les managers nécessitent d’être formés à ces sujets pour réagir vite et accompagner leurs collaborateurs. Un feedback régulier avec leurs équipes est ainsi recommandé pour détecter ce type de mal-être.

 

Veiller à la charge de travail et au respect du droit à la déconnexion

Enfin, le sentiment d’isolement en télétravail peut aussi être ressenti lorsqu’un salarié est surchargé de travail. En télétravail, il est plus facile de rester quelques heures de plus devant son poste pour finir une tâche. Or, cette hyper-connexion peut avoir des effets néfastes sur la santé du collaborateur et sur sa vie personnelle, et engendrer un sentiment d’isolement.

Là encore, le manager doit être attentif à ce que la charge de travail de son collaborateur soit cohérente et qu’il puisse déconnecter totalement après sa journée de travail pour se consacrer à sa vie de famille et ses loisirs.

 

Comment favoriser la cohésion d'équipe en 100% télétravail ?

livre blanc sécurité du télétravail

Comment limiter la fatigue liée aux visioconférences ?

Comment limiter la fatigue liée aux visioconférences ?

Vous avez enchaîné plusieurs visioconférences et vous ressentez une grande fatigue ? Voici quelques conseils pour éviter de vous épuiser lors de vos réunions en ligne.

Une fatigue plus importante que durant une réunion en présentiel ?

La visioconférence fait gagner du temps, notamment en trajet, mais elle n’est pas toujours synonyme de gain d’énergie. D’autant plus qu’en télétravail, les réunions en ligne sont nombreuses, que ce soit pour suivre les projets en cours ou simplement pour maintenir la cohésion d’équipe.

Une concentration accrue face à la webcam

Bien que les réunions en présentiel peuvent aussi être fatigantes, les visioconférences demandent une concentration différente aux participants. Généralement, ces derniers sont filmés par leur webcam et ont tendance à se montrer constamment attentifs, face caméra. Une attitude qui nécessite d’user de beaucoup d’énergie et qui limite les possibilités de faire une pause. Dans une salle de réunion, il est souvent plus facile de bouger ou de faire autre chose sans craindre de générer des interrogations de la part des autres participants (regarder ses notes, se lever pour aller chercher un document ou un verre d’eau…).

Plus d’énergie pour communiquer

Lors d’une réunion en ligne, les participants peuvent avoir besoin d’amplifier leurs réactions ou leurs gestes pour montrer leur intérêt ou mieux se faire comprendre : par exemple, hocher la tête ou faire des signes d’approbation à leurs interlocuteurs pendant une présentation. Cela rajoute de la charge mentale et peut générer de la fatigue.

Sans oublier que de nombreuses études ont révélé que nous passons plus de temps à regarder notre propre reflet que celui de nos interlocuteurs pendant une visioconférence. Une pratique qui pourrait aussi avoir tendance à jouer sur notre morale et notre fatigue.

Les conseils pour limiter la fatigue liée aux visioconférences :

Adapter les modes d’échange

Comme pour les réunions en présentiel, il n’est jamais bon de multiplier les visioconférences ou de les éterniser. Avant de programmer une visioconférence, il est donc préférable de s’interroger sur son objectif. Certaines réunions en ligne peuvent ainsi être remplacées par une simple discussion entre collaborateurs. Avec le mode Fusion de Tixeo, il est possible d’entrer facilement en contact avec un collaborateur dans un open-space virtuel, pour échanger rapidement sans le déranger outre mesure.

Choisir le bon timing

Quand la visioconférence est indispensable, il est alors conseillé de fixer un timing raisonnable à la réunion. Une visioconférence qui dure plus d’une heure est généralement considérée comme trop longue : les participants auront tendance à ne plus être assez attentifs et les échanges seront moins qualitatifs. Par conséquent, cela fera perdre du temps (et de l’énergie) à tous les participants !

Veiller à bénéficier d’une bonne luminosité

La luminosité de votre écran ne doit pas être négligée durant vos réunions en ligne. La fatigue visuelle peut vite survenir après plusieurs visioconférences avec une luminosité trop faible ou trop intense. De plus, vous pouvez activer un filtre anti-lumière bleu sur votre ordinateur pour protéger davantage vos yeux. Des pauses régulières, sans regarder votre smartphone, sont également préconisées.

Faire des pauses régulièrement

C’est essentiel pour recharger les batteries et ne pas se fatiguer trop rapidement. Faire des pauses de quelques minutes après une visioconférence vous permet de reposer les yeux et de prendre le temps d’assimiler toutes les informations échangées. Il est conseillé de se lever et de marcher, comme si l’on sortait d’une salle de réunion pour aller prendre un café ou rejoindre son bureau par exemple. L’objectif est de se dégourdir les jambes au maximum afin de limiter les effets néfastes de la sédentarité, accentuée par le télétravail et les réunions à distance.

S’installer dans un environnement adapté

L’environnement de votre visioconférence est un aspect important qui peut entraîner de la fatigue. En effet, si vous ne pouvez pas vous isoler, vous allez être gêné par des bruits alentours qui vous obligeront à renforcer votre concentration. Préférez alors un endroit calme et si possible fermé pour gagner en sérénité.

Les 6 questions à se poser avant de démarrer une visioconférence

fatigue visioconférences conseils