¿Cómo facilitar la colaboración en una oficina flexible?
La oficina estandarizada ya no es la norma, sino que el espacio de trabajo puede cambiar de un día para otro. Este es el principio de la oficina flexible, que se ha generalizado en las empresas en los últimos años con el teletrabajo y el trabajo híbrido. Las herramientas de videocolaboración son una forma de garantizar el rendimiento y la fiabilidad de esta nueva forma de trabajo.
La oficina flexible, una nueva cultura empresarial
Con el desarrollo del teletrabajo, el espacio de las oficinas se reduce. Los empleados ya no están todos en la oficina a la misma hora, y menos aún en la misma oficina todos los días.
La oficina flexible es una respuesta a esto. Consiste en cambiar el espacio de trabajo en función de las tareas diarias y las limitaciones profesionales o personales.
Así, un empleado puede elegir trabajar desde casa el lunes, en la sala de coworking de la empresa el martes o en un café el miércoles. El principio es sencillo: fomentar la movilidad para descompartimentar a los empleados y hacerlos más responsables. Además, la oficina flexible, al igual que los métodos de trabajo híbridos, mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. ¿Un empleado libre y feliz?
Un método de trabajo favorecido por los empleados
En 2021, una encuesta de Deskeo realizada a casi 4.000 trabajadores (41% empleados, 37% directivos y 22% ejecutivos) reveló que el 55% de ellos se planteaba la oficina flexible. Estas estadísticas se hacen eco de la creciente necesidad de movilidad de los empleados. Algunos incluso superan los límites convirtiéndose en nómadas digitales.
Pero la oficina flexible, como el nomadismo, no se improvisa. Estos métodos de trabajo híbridos requieren apoyo y cierta agilidad. Para facilitar la colaboración en la oficina flexible, lo primero que hay que hacer es equiparse con herramientas de videocolaboración.
Facilitar los intercambios
Un ordenador y una conexión a Internet son suficientes para ir a trabajar junto a la máquina de café, en una terraza o en una sala de reuniones. Sin embargo, es importante no olvidar mantener el vínculo con sus colegas. Es esta cohesión de equipo la que permitirá cosechar los beneficios de la oficina flexible. Por lo tanto, es necesario apoyar a los empleados en las buenas prácticas de la oficina flexible (horarios y lugares de trabajo, instalación, equipamiento, etc.), así como mantener una excelente comunicación.
Por ello, la implantación de herramientas de colaboración de vídeo es esencial. La solución de videocolaboración debe ser fácil de usar y aportar fluidez a los intercambios. Tixeo ofrece una solución de videoconferencia con muchos modos de colaboración (espacio abierto virtual, reunión, conferencia…). El vídeo se adapta a la calidad de la red del usuario, para garantizar una calidad óptima de los debates.
Asegurar las comunicaciones
Aunque ofrecen la posibilidad de comunicarse de forma rápida y eficaz, las herramientas de colaboración de vídeo no deben exponer a la empresa a ciberataques. De hecho, en una oficina flexible, los empleados trabajan en varios lugares. Intercambian datos de la empresa a través de una videoconferencia que puede ser escuchada. Por lo tanto, esta herramienta debe tener un alto nivel de seguridad para proteger estas comunicaciones.
Pero hoy en día, la mayoría de las soluciones de colaboración de vídeo no incluyen la ciberseguridad en sus compromisos. Su protección de datos es generalmente insuficiente y muchos editores alojan sus datos en el extranjero. Las empresas que utilizan este tipo de software pueden verse enfrentadas al ciberespionaje.
La solución de videocolaboración europea de Tixeo es la más segura del mercado: ofrece un cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones que elimina cualquier riesgo de escucha. No es necesario censurar un tema sensible durante una reunión en línea, ninguna puerta trasera puede dar acceso a las comunicaciones.
Tixeo es la única solución de videoconferencia certificada y calificada por la ANSSI.
Accesible a todos los empleados de la oficina flexible, independientemente de su ubicación, la herramienta de colaboración de vídeo elegida debe estar capacitada. Así se evita la multiplicación de otros programas informáticos que podrían dificultar la colaboración.
La solución de colaboración de vídeo de Tixeo es «secure by design«: la seguridad forma parte de sus fundamentos. Su despliegue no tiene ningún impacto en la política de seguridad de la red de la empresa. De hecho, sólo es necesario abrir un puerto para instalar la solución. Esto ahorra tiempo y proporciona una fiabilidad inigualable.
