Employees no longer work solely in the office, and companies must adapt their organizational and management models to remote work, placing trust at the heart of collaboration.
Trabajo remoto híbrido: la fragmentación de la oficina
El trabajo remoto, parcial o total, ha transformado profundamente la relación de los empleados con el trabajo y las estructuras organizacionales de las empresas. Aunque el 47% de las empresas francesas habían adoptado el trabajo remoto en 2023 (fuente INSEE), su implementación y especialmente su sostenibilidad siguen siendo un interrogante hoy en día.
De hecho, la diversificación de los lugares de trabajo marca una ruptura con el modelo tradicional donde todos los empleados se reunían en un espacio de oficina definido. Con el trabajo remoto híbrido, la oficina se traslada a diferentes lugares y afecta la forma de gestionar los equipos. En este contexto, algunas empresas tienen dificultades para adaptarse y confiar en sus equipos para el éxito de la colaboración a distancia.
Tres ejes principales para mejorar la confianza
Formar en las buenas prácticas del teletrabajo
Si su implementación no está acompañada, el teletrabajo puede causar dificultades para el empleado y, a largo plazo, generar fracasos.
Horarios y flexibilidad
El teletrabajo implica una cierta forma de libertad para el empleado. Al trabajar desde su domicilio, puede hacer pausas más regulares e incluso adaptar sus horarios a su vida familiar. Esto es precisamente lo que se valora en algunas empresas que practican el teletrabajo, para favorecer el equilibrio entre la vida profesional y personal de los empleados. El colaborador entonces se beneficia de una cierta autonomía en la realización de sus tareas, muy lejos de los inconvenientes del presentismo en la oficina.
En este contexto, para reforzar la confianza entre el gerente y el empleado en este aspecto, lo primero que se debe hacer es comunicar claramente, y desde el inicio de la colaboración, las normas en materia de respeto de horarios y hasta qué punto son flexibles o no. Estas normas pueden compartirse en forma de una ficha informativa general sobre la organización o en un manual de bienvenida proporcionado durante la integración. Una vez conocidas, se pueden llevar a cabo intercambios más personalizados para adaptar estas medidas en función de las necesidades y restricciones de cada uno. Objetivos: aclarar el tema para evitar malentendidos y frustraciones.
Higiene informática
La confianza en el teletrabajo híbrido también implica el cumplimiento de las normas de seguridad. Dado que las ciberamenazas afectan a muchos sectores, especialmente en vísperas de eventos importantes, la ciberseguridad debe ser uno de los aspectos esenciales a tener en cuenta en el teletrabajo. Son indispensables formaciones y concienciaciones sobre el tema, en particular sobre:
La seguridad de la conexión a Internet y el VPN
La gestión de contraseñas y los métodos de autenticación
El phishing, ransomware y otros ciberataques comunes
El uso de dispositivos personales o BYOD
La protección de equipos informáticos en casa y en movimiento
El uso de software seguro (contra el shadow IT)
Pero también deben establecerse claramente normas de seguridad e higiene informática. Por ejemplo:
Nunca conectarse a redes Wi-Fi públicas,
No descargar software o aplicaciones no aprobadas por el departamento de TI,
No conectar dispositivos externos a su equipo profesional (memorias USB, discos duros, etc.).
El papel del gerente es crucial para el éxito de los equipos en teletrabajo híbrido. Para mantener el vínculo, las reuniones por videoconferencia o las llamadas demasiado frecuentes pueden resultar contraproducentes y estresantes para el empleado. El gerente híbrido debe mantener intercambios regulares al mismo tiempo que fomenta la responsabilidad. Estos dos aspectos facilitarán la confianza mutua con los colaboradores y evitarán el aislamiento y la desmotivación.
Para lograrlo, es importante desarrollar una cultura de retroalimentación, llevando a los empleados a hacer comentarios regulares sobre su trabajo. Esto ayuda a fomentar los intercambios espontáneos y contribuye a la mejora continua.
Desplegar las herramientas adecuadas de videocolaboración
Algunas herramientas de videocolaboración permiten asegurar la continuidad de la oficina, sin importar dónde se encuentren los colaboradores.
Este es el caso de la solución Tixeo, que permite a los equipos trabajar e interactuar en un espacio abierto virtual. En forma de burbujas, los colaboradores pueden verse y trabajar tranquilamente por su cuenta. Para conversar con un colega o tener una reunión, basta con hacer clic en la burbuja de uno o varios colaboradores. El resultado: mejor comunicación entre equipos y mayor confianza.
Por falta de confianza en sus empleados, algunas empresas recurren al uso del “bossware”. Instalado en el puesto de trabajo, este software espía recopila la mayor cantidad de datos posible sobre la actividad del trabajador, proporcionando así una visión de su productividad.
Muy utilizado desde el despliegue generalizado del teletrabajo en 2020, este tipo de software se ha perfeccionado hoy en día gracias a la integración de módulos de IA. Sin embargo, su uso puede perjudicar el respeto a la privacidad y los datos personales de los colaboradores, especialmente si los empleados no son informados de su utilización.
Por lo tanto, es preferible implementar procesos y métodos de gestión que creen un clima de confianza en el trabajo, en lugar de utilizar software que podría deteriorar la relación profesional.
El teletrabajo híbrido combina el trabajo a distancia y presencial. Los empleados alternan entre su hogar y la oficina, transformando los modelos organizativos tradicionales.
¿Cómo reforzar la confianza en el teletrabajo híbrido?
Es esencial formar a los empleados en buenas prácticas de teletrabajo, mantener una comunicación regular y utilizar herramientas de colaboración adecuadas como Tixeo.
¿Por qué es importante formar a los empleados en el teletrabajo?
Una formación adecuada reduce las barreras, mejora la productividad y refuerza la confianza al clarificar las expectativas y la flexibilidad permitida por el teletrabajo. Además, la formación aborda las buenas prácticas de seguridad informática y reduce los riesgos de ciberataques.
¿Cuáles son los desafíos relacionados con la seguridad en el teletrabajo híbrido?
Las ciberamenazas requieren medidas globales y específicas para los teletrabajadores, como el uso de VPN, la autenticación multifactorial, una buena gestión de contraseñas, y la sensibilización sobre los riesgos de phishing.
¿Cómo evitar el aislamiento de los empleados en teletrabajo?
Mantener intercambios regulares sin ser invasivo, fomentar la retroalimentación y utilizar herramientas de videocolaboración para crear un espacio de trabajo virtual interactivo y fortalecer el vínculo entre los colaboradores.
¿Por qué evitar el uso de software espía (“bossware”)?
El software espía puede vulnerar la privacidad de los empleados y deteriorar la confianza entre empleados y directivos. Es preferible adoptar prácticas de gestión que prioricen la transparencia, la autonomía y la responsabilidad.
¿Qué es la confianza en la empresa y cuáles son sus elementos clave?
La confianza en la empresa se basa en tres elementos fundamentales: la medición del desempeño, la autonomía y la comunicación regular entre el empleado, su equipo y su gerente.
¿Cuáles son los pilares de la confianza identificados por Harvard Business Review?
Los tres pilares de la confianza son: relaciones positivas, una experiencia reconocida y la coherencia. Los gerentes deben establecer relaciones confiables, evaluar justamente el desempeño y ser coherentes en sus acciones y decisiones para su equipo.
¿Cómo pueden las empresas instaurar un clima de confianza para el teletrabajo?
Las empresas deben:
• Medir el desempeño por resultados en lugar de por el número de horas trabajadas • Evitar la supervisión excesiva de los empleados, especialmente en teletrabajo, mediante llamadas incesantes • Concentrarse en los objetivos alcanzados • Apoyar a los empleados mediante el desarrollo de competencias y una retroalimentación regular
Con la incorporación del teletrabajo híbrido, los gerentes han tenido que modificar sus prácticas para satisfacer las nuevas demandas de sus equipos. Equilibrando una mayor autonomía con el mantenimiento de la cohesión del equipo, estas son las principales características de la gestión híbrida.
Una práctica derivada del teletrabajo híbrido
La generalización de la mezcla presencial y a distancia
La implementación del teletrabajo parcial o total en las empresas ha transformado las formas de organización. Hoy en día, el teletrabajo híbrido se ha consolidado. En 2023, cerca del 47% de las empresas francesas habían implementado algún tipo de teletrabajo, reflejando una tendencia creciente en la flexibilidad laboral. Esto permite a los empleados alternar entre jornadas presenciales y trabajo remoto según las políticas de la organización. La adopción de modelos híbridos ha impactado la dinámica laboral, presentando nuevos desafíos y oportunidades en la gestión de equipos dispersos. Aspectos como la comunicación, la coordinación de proyectos y el mantenimiento de la cultura corporativa requieren que los líderes desarrollen nuevas habilidades para fomentar la productividad y el bienestar.
La adaptación de los gerentes
En persona, dentro de las oficinas abiertas, los gerentes se benefician de una comunicación “directa” con sus equipos. También disponen de espacios dentro de la empresa para reunirse. Pero el teletrabajo híbrido empuja los límites de la oficina y diversifica los modos de comunicación. También puede llevar a la desincronización del trabajo, permitiendo a los empleados elegir sus horarios, su lugar de trabajo e incluso su zona horaria para los “nómadas digitales”. Por parte de los gerentes, se vuelve necesario ganar en agilidad y repensar sus métodos para mantenerse en contacto con sus equipos de manera sostenible.
Las principales características de la gestión híbrida
Mantener una confianza mutua
Aunque la confianza es un valor generalmente apreciado en el mundo del trabajo, cobra aún más importancia en la gestión híbrida. La distancia del teletrabajo regular o puntual requiere establecer un verdadero clima de confianza. Esto se consigue mediante actos de reconocimiento como la delegación, la autonomía y la gestión de proyectos, que valoran a los empleados y refuerzan su compromiso. Para los empleados que alternan entre trabajo presencial y a distancia, sentir esta confianza diariamente mejora su bienestar y les permite trabajar de manera más serena.
Por el contrario, una gestión demasiado intrusiva, con llamadas constantes de videoconferencia, es contraproducente. La falta de confianza generará estrés e incluso cuestionará las capacidades del empleado, lo que puede llevar al burnout. La gestión híbrida debe fomentar la confianza, apoyándose en el profesionalismo del empleado y encontrando el equilibrio adecuado entre acompañamiento y autonomía.
Cuando se establece una confianza mutua entre ambas partes, permite al empleado mejorar su rendimiento y al gerente garantizar el éxito de los proyectos de su equipo.
Fomentar la cultura del feedback
Los feedbacks regulares entre gerentes y equipos son fundamentales en el contexto de la gestión híbrida. Consisten en celebrar logros, señalar disfunciones en un proyecto o resolver posibles dificultades.
Generalmente realizados de manera oral y espontánea, estos feedbacks son esenciales para garantizar un seguimiento preciso de las tareas. Incluso a distancia, estos breves momentos de intercambio fomentan relaciones duraderas. Los equipos híbridos se sienten valorados y escuchados. El gerente híbrido puede “automatizar” estos feedbacks, programando para cada hito del proyecto o momento importante, un intercambio de varios minutos con los equipos involucrados.
Evitar el aislamiento con la gestión híbrida
El aislamiento de los empleados es quizás la mayor preocupación de un gerente híbrido. En teletrabajo, algunos empleados pueden sentirse abandonados o perdidos y poco a poco desaparecer de los intercambios. Los feedbacks regulares permitirán al gerente identificar estas dificultades.
De antemano, la implementación de un modo organizativo híbrido debe ir acompañada. Los empleados que vivirán este cambio de manera negativa necesitarán adaptaciones particulares (días adicionales de trabajo presencial, intercambios más frecuentes…). Lo esencial es poder identificar el problema a tiempo y proponer soluciones. La gestión híbrida se distingue de la gestión clásica por su agilidad, permitiéndole adaptarse a diferentes perfiles. El objetivo es encontrar para cada empleado el equilibrio adecuado entre trabajo presencial y remoto, y las mejores formas de mantenerse en contacto.
Crear momentos importantes y rituales de equipo
La continuidad de la oficina debe asegurarse independientemente del lugar donde se encuentren los miembros del equipo. La gestión híbrida participa en mantener y estrechar el hilo conductor que une al equipo. Así, la instauración de rituales y momentos de convivencia permite crear puntos de referencia fuertes en la vida del equipo y estrechar los lazos.
Los rituales pueden ser momentos de intercambio semanales, en videoconferencia, para reunir a todo el equipo. Pueden comenzar con “rompehielos” para dinamizar al grupo y crear un ambiente de trabajo agradable. Estas actividades permiten romper el hielo fácilmente antes de una reunión y conocer mejor a los compañeros. El uso de “serious games” también puede realizarse a distancia para trabajar diferentes temáticas: comunicación en equipo, gestión del estrés, agilidad…
Finalmente, la organización de encuentros presenciales, con momentos de cohesión (talleres, actividades deportivas) y creatividad (lluvia de ideas, actividades manuales…), fuera de la empresa, también puede ser una palanca de rendimiento e innovación en el marco de la gestión híbrida.
FAQ :
¿Qué es la gestión híbrida?
La gestión híbrida combina prácticas de gestión de equipos a distancia y presenciales. Su objetivo es adaptar los métodos de gestión a las necesidades de los empleados que alternan la oficina con el teletrabajo.
¿Cuáles son los retos de la gestión híbrida?
La gestión híbrida puede mejorar el equilibrio entre la vida profesional y personal de su equipo, y por tanto su desarrollo personal, fomentando la confianza, la flexibilidad y la agilidad. Por tanto, la gestión híbrida puede aumentar la productividad y el compromiso de los empleados.
¿Cómo se genera confianza en un entorno de trabajo híbrido?
La confianza se construye a través del reconocimiento, la delegación de responsabilidades y la autonomía concedida a los empleados. La gestión intrusiva debe evitarse para prevenir el estrés y el agotamiento.
¿Cómo evitar que los empleados que teletrabajan se aíslen?
El feedback regular y los intercambios frecuentes son esenciales. Es importante identificar a los empleados que experimentan dificultades y adaptar sus métodos de trabajo para mantenerlos integrados en el equipo.
¿Qué rituales pueden reforzar la cohesión del equipo en un contexto híbrido?
Establecer rituales mediante intercambios regulares y crear momentos de convivencia cara a cara con actividades de cohesión y creatividad puede reforzar los vínculos entre los miembros del equipo.
Los seminarios de empresa o team building («construcción de equipos») permiten a los equipos reunirse cara a cara en un entorno nuevo y durante uno o varios días, para revitalizar al grupo.
Los seminarios refuerzan la cohesión del equipo
A menudo repartidos por varias ciudades o países, los equipos que trabajan cien por cien a distancia solo se comunican por videoconferencia y la gran mayoría de ellos nunca se reúne de manera presencial.
Durante los seminarios, algunos juegos de estrategia en equipo pueden incluso ayudar a analizar ciertas dinámicas de grupo e identificar mejoras de manera colectiva. El resultado es un incremento de la motivación individual y de la energía colectiva.
Un entorno nuevo y propicio para la comunicación
Los seminarios de empresa deben organizarse en un lugar neutro y desconocido para todos. Sin sus puntos de referencia habituales, los empleados se encontrarán en pie de igualdad y se sentirán más libres para hablar de sus tareas y su bienestar. También estarán más dispuestos a participar en las actividades de grupo.
La elección del lugar también debe guiarse por criterios prácticos: se recomienda elegir un lugar cercano a todos los servicios y facilitar al máximo la organización del equipo (uso compartido de coche, reservas diversas, etc.), sobre todo si el seminario es una aventura.
Les séminaires valorisent la culture de l’entreprise
Par définition, le team building doit créer l’événement et donc être riche d’activités. L’entreprise a tout intérêt à les choisir avec précaution puisqu’elles permettront également de valoriser sa culture interne.
Les activités sportives travailleront l’esprit d’équipe et la persévérance, tandis que les activités ludiques inciteront les collaborateurs à lâcher prise et à favoriser les instants d’échange. Les activités culturelles ou créatives vont quant à elles booster la créativité des équipes et l’esprit d’innovation.
Diversidad de actividades
Es muy recomendable alternar momentos de trabajo, como la lluvia de ideas y las reuniones generales, con momentos de relajación. El seminario no debe ser una simple prolongación de la rutina diaria de trabajo, ni un simple evento en el que los equipos se divierten. Ofrece muchos beneficios para la cultura de la empresa siempre que se mantenga un equilibrio adecuado entre el tipo de actividades propuestas y los momentos de libre comunicación y de trabajo.
Seminarios para la integración de los empleados
Cuando un nuevo empleado se incorpora a un equipo de teletrabajo al cien por cien, la integración puede ser larga y difícil. Los seminarios de empresa, organizados periódicamente a lo largo del año, permiten presentar a los recién llegados y garantizar que puedan conocerse y hablar entre ellos.
Establecer rituales y fidelizar a los empleados
Los team building son una buena forma de valorar a los empleados convirtiéndolos en el centro del evento. Puede ser interesante establecer rituales, como dar la bienvenida a los recién llegados, celebrar la antigüedad de un empleado o la realización de un proyecto.
Tixeo implantó el teletrabajo al cien por cien hace 7 años y organiza seminarios trimestrales para sus equipos. Como explica Renaud Ghia, Presidente de Tixeo, en su entrevista en la web de HelloworkPlace: «nos aseguramos de que la fecha de incorporación al puesto [de los recién llegados] esté próxima al siguiente team building para que no tengan que esperar tres meses antes de ver físicamente a sus compañeros. En nuestra empresa, la videoconferencia es para trabajar y el cara a cara para disfrutar.»
Los seminarios de empresa tienen múltiples ventajas para un teletrabajo al cien por cien, ya que maximizan el conocimiento de los equipos, renuevan la dinámica colectiva y fidelizan a los empleados.
La oficina estandarizada ya no es la norma, sino que el espacio de trabajo puede cambiar de un día para otro. Este es el principio de la oficina flexible, que se ha generalizado en las empresas en los últimos años con el teletrabajo y el trabajo híbrido. Las herramientas de videocolaboración son una forma de garantizar el rendimiento y la fiabilidad de esta nueva forma de trabajo.
La oficina flexible, una nueva cultura empresarial
Con el desarrollo del teletrabajo, el espacio de las oficinas se reduce. Los empleados ya no están todos en la oficina a la misma hora, y menos aún en la misma oficina todos los días.
La oficina flexible es una respuesta a esto. Consiste en cambiar el espacio de trabajo en función de las tareas diarias y las limitaciones profesionales o personales.
Así, un empleado puede elegir trabajar desde casa el lunes, en la sala de coworking de la empresa el martes o en un café el miércoles. El principio es sencillo: fomentar la movilidad para descompartimentar a los empleados y hacerlos más responsables. Además, la oficina flexible, al igual que los métodos de trabajo híbridos, mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. ¿Un empleado libre y feliz?
Pero la oficina flexible, como el nomadismo, no se improvisa. Estos métodos de trabajo híbridos requieren apoyo y cierta agilidad. Para facilitar la colaboración en la oficina flexible, lo primero que hay que hacer es equiparse con herramientas de videocolaboración.
Facilitar los intercambios
Un ordenador y una conexión a Internet son suficientes para ir a trabajar junto a la máquina de café, en una terraza o en una sala de reuniones. Sin embargo, es importante no olvidar mantener el vínculo con sus colegas. Es esta cohesión de equipo la que permitirá cosechar los beneficios de la oficina flexible. Por lo tanto, es necesario apoyar a los empleados en las buenas prácticas de la oficina flexible (horarios y lugares de trabajo, instalación, equipamiento, etc.), así como mantener una excelente comunicación.
Por ello, la implantación de herramientas de colaboración de vídeo es esencial. La solución de videocolaboración debe ser fácil de usar y aportar fluidez a los intercambios. Tixeo ofrece una solución de videoconferencia con muchos modos de colaboración (espacio abierto virtual, reunión, conferencia…). El vídeo se adapta a la calidad de la red del usuario, para garantizar una calidad óptima de los debates.
Aunque ofrecen la posibilidad de comunicarse de forma rápida y eficaz, las herramientas de colaboración de vídeo no deben exponer a la empresa a ciberataques. De hecho, en una oficina flexible, los empleados trabajan en varios lugares. Intercambian datos de la empresa a través de una videoconferencia que puede ser escuchada. Por lo tanto, esta herramienta debe tener un alto nivel de seguridad para proteger estas comunicaciones.
Pero hoy en día, la mayoría de las soluciones de colaboración de vídeo no incluyen la ciberseguridad en sus compromisos. Su protección de datos es generalmente insuficiente y muchos editores alojan sus datos en el extranjero. Las empresas que utilizan este tipo de software pueden verse enfrentadas al ciberespionaje.
La solución de videocolaboración europea de Tixeo es la más segura del mercado: ofrece un cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones que elimina cualquier riesgo de escucha. No es necesario censurar un tema sensible durante una reunión en línea, ninguna puerta trasera puede dar acceso a las comunicaciones.
Tixeo es la única solución de videoconferencia certificada y calificada por la ANSSI.
La solución de colaboración de vídeo de Tixeo es «secure by design«: la seguridad forma parte de sus fundamentos. Su despliegue no tiene ningún impacto en la política de seguridad de la red de la empresa. De hecho, sólo es necesario abrir un puerto para instalar la solución. Esto ahorra tiempo y proporciona una fiabilidad inigualable.
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