Da Arbeitnehmende nicht mehr ausschließlich im Büro arbeiten, müssen Unternehmen ihre Organisations- und Führungsmodelle an die Telearbeit anpassen, um das Vertrauen in den Mittelpunkt der Zusammenarbeit zu stellen.
Hybrides Arbeiten: Das Ende des klassischen Büros
Teilzeit- oder Vollzeit-Homeoffice hat das Verhältnis zur Arbeit der Beschäftigten und die Organisationsstrukturen der Unternehmen grundlegend verändert. Auch wenn bis 2023 bereits 47 % der französischen Unternehmen Telearbeit eingeführt hatten (Quelle: INSEE – frz. statistisches Amt), werfen die Einführung und insbesondere die langfristige Beibehaltung dieser Arbeitsform noch immer Fragen auf.
Die Tatsache, dass Mitarbeiter nun an verschiedenen Orten arbeiten, stellt einen Bruch mit dem traditionellen Bürokonzept dar, bei dem alle Beschäftigten in einem festgelegten Büro zusammenkamen. Durch das hybride Arbeiten wird der Büroarbeitsplatz an unterschiedliche Orte verlagert, was die Führung von Teams verändert. Vor diesem Hintergrund fällt es einigen Unternehmen schwer, sich anzupassen und ihren Teams zu vertrauen, womit eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Distanz möglich ist.
Drei zentrale Aspekte zur Förderung des Vertrauens
Schulung für gute Praktiken im Homeoffice
Wird die Einführung des Homeoffice nicht begleitet, führt dies zu Schwierigkeiten für die Mitarbeiter und letztendlich zu Misserfolgen.
Arbeitszeiten und Flexibilität
Homeoffice bietet den Mitarbeitenden eine gewisse Freiheit. Da sie von zu Hause aus arbeiten, können sie regelmäßigere Pausen einlegen oder ihre Arbeitszeiten an ihr Familienleben anpassen. Dies wird in einigen Unternehmen, die Telearbeit anbieten, ausdrücklich gefördert, um die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern. Mitarbeitende genießen somit eine gewisse Autonomie bei der Erledigung ihrer Aufgaben, weit entfernt von der Präsenzpflicht im Büro.
Um in diesem Zusammenhang das Vertrauen zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer zu stärken, ist es zunächst wichtig, klare Regeln bezüglich der Arbeitszeiten von Beginn der Zusammenarbeit an zu kommunizieren. Dabei sollte deutlich gemacht werden, inwieweit diese Zeiten flexibel sind. Diese Regeln können beispielsweise in einem allgemeinen Informationsblatt über das Unternehmen oder in einer Willkommensmappe im Rahmen des Onboardings mitgeteilt werden. Auf dieser Grundlage können dann individuellere Gespräche geführt werden, um diese Regeln an die jeweiligen Bedürfnisse und Einschränkungen anzupassen. Ziele: Für Klarheit sorgen, um Missverständnisse und Frustrationen zu vermeiden.
Cyberhygiene
Das Vertrauen im hybriden Arbeiten betrifft auch die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften. Da Cyberbedrohungen viele Bereiche betreffen, insbesondere im Vorfeld großer Ereignisse, muss die Cybersicherheit bei der Telearbeit höchste Priorität haben. Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen sind unerlässlich, insbesondere zu folgenden Themen:
- Sicherheit der Internetverbindung und VPN
- Verwaltung von Passwörtern und Authentifizierungsmethoden
- Phishing, Ransomware und andere weitverbreitete Cyberangriffe
- Nutzung von persönlichen Geräten bzw. BYOD
- Schutz von IT-Geräten zu Hause und unterwegs
- Verwendung von sicherer Software (gegen Schatten-IT)
Es müssen jedoch auch klare Regeln für die IT-Sicherheit und Cyberhygiene festgelegt werden. Zum Beispiel:
- keine Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke,
- kein Download von Software oder Apps, die nicht von der IT-Abteilung freigegeben sind,
- kein Anschluss externer Geräte (USB-Sticks, Festplatten usw.) an das vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Gerät.
Mit den Teams in Verbindung bleiben
Die Rolle der Führungskraft ist entscheidend für den Erfolg der Teams in hybrider Arbeit. Zu häufige Besprechungen per Videokonferenz oder Anrufe, um in Kontakt zu bleiben, können kontraproduktiv sein und den Arbeitnehmenden belasten. Eine hybride Führungskraft sollte regelmäßige Gespräche führen und gleichzeitig die Eigenverantwortung fördern. Diese beiden Aspekte stärken das gegenseitige Vertrauen und verhindern Isolation und Desinteresse.
Dafür ist es wichtig, eine Feedback-Kultur zu schaffen, in der die Mitarbeitenden regelmäßig Rückmeldungen zu ihrer Arbeit geben. So werden spontane Gespräche gefördert und gleichzeitig an der kontinuierlichen Verbesserung mitgewirkt.
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Auf die richtigen Videokonferenz-Tools setzen
Mit bestimmten Video-Kollaborationstools kann die Büroatmosphäre unabhängig vom Standort der Mitarbeitenden aufrechterhalten werden.
Dies ist der Fall bei der Lösung von Tixeo. Sie ermöglicht den Teams, in einem virtuellen Open Space zu arbeiten und sich auszutauschen. Die Mitarbeitenden können sich zwar in Blasen sehen, jedoch in Ruhe für sich arbeiten. Möchten sie sich mit einem Kollegen austauschen oder eine Besprechung abhalten, genügt ein einfacher Klick auf die Blase eines oder mehrerer Mitarbeiter(s). Auf diese Weise wird die Kommunikation zwischen den Teams verbessert und das Vertrauen gestärkt.
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Gegen „Bossware“
Aus Mangel an Vertrauen gegenüber ihren Mitarbeitenden greifen manche Unternehmen auf „Bossware“ zurück. Diese Spionagesoftware, die auf den Arbeitsgeräten installiert wird, sammelt umfassende Daten über die Aktivitäten der Beschäftigten. Ziel ist es, die Produktivität der Mitarbeiter zu messen.
Seit der flächendeckenden Einführung von Homeoffice im Jahr 2020 wird diese Art von Software intensiv genutzt und durch die Integration von KI-Modulen ständig weiterentwickelt. Ihr Einsatz kann jedoch die Privatsphäre und die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden verletzen, insbesondere wenn diese nicht über ihre Nutzung informiert werden.
Es ist daher sinnvoller, Prozesse und Führungsmethoden einzuführen, die ein Klima des Vertrauens am Arbeitsplatz schaffen, anstatt Software einzusetzen, die das berufliche Verhältnis belasten könnte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Erfolg von hybrider Arbeit vom Vertrauen abhängt, das den Mitarbeitenden entgegengebracht wird. Denn wer sich wertgeschätzt fühlt, ist motivierter, sich weiterzuentwickeln und sich für das Unternehmen einzusetzen. Seit fast 10 Jahren setzt Tixeo auf Vertrauen, um sein vollständig remotebasiertes Arbeitsmodell zu entwickeln.
FAQ :
Hybride Arbeit vereint Homeoffice und Arbeiten vor Ort im Unternehmen. Mitarbeiter pendeln zwischen ihrem Zuhause und dem Büro, wodurch sich traditionelle Organisationsstrukturen wandeln.
Es ist unerlässlich, die Mitarbeitenden in den richtigen Methoden des Homeoffice zu schulen, eine regelmäßige Kommunikation aufrechtzuerhalten und geeignete Kollaborationstools wie Tixeo zu nutzen.
Eine angemessene Schulung reduziert Hemmnisse, steigert die Produktivität und stärkt das Vertrauen, indem sie Erwartungen klärt und die Flexibilität des Homeoffice verdeutlicht. Darüber hinaus vermittelt die Schulung gute Praktiken für die IT-Sicherheit und verringert das Risiko von Cyberangriffen.
Cyberbedrohungen erfordern umfassende und spezifische Maßnahmen, die auf die Bedürfnisse von Telearbeitern zugeschnitten sind. Dazu gehören die Nutzung von VPNs, die Multi-Faktor-Authentifizierung, eine sichere Passwortverwaltung und eine Sensibilisierung für Phishing-Angriffe.
Durch einen regelmäßigen, aber unaufdringlichen Austausch, die Förderung von Feedback und den Einsatz von Videokollaborationstools, um einen interaktiven virtuellen Arbeitsplatz zu gestalten und den Zusammenhalt im Team zu stärken.
Spionagesoftware oder Überwachungssoftware kann die Privatsphäre der Beschäftigten verletzen und das Vertrauen zwischen ihnen und den Führungskräften beeinträchtigen. Besser ist es, Führungsprinzipien zu verfolgen, die Transparenz, Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein in den Vordergrund stellen.
Vertrauen in einem Unternehmen beruht auf drei grundlegenden Elementen: der Messung der Leistung, der Autonomie und einer regelmäßigen Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, ihrem Team und Vorgesetzten.
Die drei Säulen des Vertrauens sind: positive Beziehungen, anerkanntes Fachwissen und Konsistenz. Führungskräfte müssen vertrauensvolle Beziehungen aufbauen, Leistungen fair bewerten und in ihren Handlungen und Entscheidungen gegenüber ihrem Team konsistent sein.
Unternehmen sollten:
– die Leistung an den Ergebnissen anstatt der Anzahl der Arbeitsstunden messen
– vermeiden, die Mitarbeitenden übermäßig zu überwachen, insbesondere im Homeoffice durch ständige Anrufe
– sich auf die erreichten Ziele konzentrieren
– die Mitarbeitenden durch Fortbildungen und regelmäßiges Feedback fördern