Eine Videokonferenz kann man nicht improvisieren! Wie ein Präsenz-Meeting will auch ein Online-Meeting vorbereitet werden. Damit es unter optimalen Bedingungen abläuft, müssen Sie sich zuvor diese 6 Fragen stellen.
1. Habe ich die richtige Umgebung?
Es ist wichtig, dass Sie einen komfortablen und geeigneten Arbeitsbereich für Ihre Videokonferenzen verwenden. Vermeiden Sie es, sich mit dem Rücken zum Fenster zu setzen. Das Gegenlicht beeinträchtigt nämlich die Qualität Ihres Videos. Selbst wenn Sie eine HD- oder 4K-Webcam haben, aktiviert der zu hohe Lichteinfall einen Anpassungsmechanismus, der die Bildqualität erheblich mindert. Dies trifft auch zu, wenn Sie keinen ausreichenden Lichteinfall haben.
Ideal ist es also, sich vor ein Fenster oder eine ausreichende Lichtquelle zu setzen.
2. Ist mein Equipment korrekt konfiguriert?
Sie starten Ihr Online-Meeting, aber Ihre Webcam, Ihr Lautsprecher oder Ihr Mikrofon (oder alle drei!) sind nicht verfügbar: Es handelt sich höchstwahrscheinlich um ein Konfigurationsproblem. Überprüfen Sie in den Einstellungen Ihrer Videokonferenz-Software, ob Ihre Hardware für die Verwendung mit dieser Software ausgewählt wurde.
3. Ist mein Videobild korrekt?
Sobald Sie alles installiert haben und Ihre Hardware perfekt konfiguriert ist, müssen Sie vor dem Betreten der Videokonferenz prüfen, ob Sie perfekt im Bild positioniert sind.
Die Leistung der im Computer integrierten Webcams reicht manchmal nicht aus, um eine hochwertige Videoübertragung zu erhalten. Am besten ist es, in eine externe Webcam mit hoher Auflösung zu investieren.
Webcam, Headset, Mikrofon… Welches Equipment für leistungsstarke Videokonferenzen?
4. Können mich meine Gesprächspartner gut hören?
Natürlich kommt nach dem Bild der Ton! Bei einer Videokonferenz kommt es sehr oft vor, dass ein Teilnehmer das Wort ergreifen möchte, aber von niemandem gehört wird. Um dies zu vermeiden, vergessen Sie nicht zu überprüfen, ob Ihr Mikrofon nicht stumm geschaltet ist, bevor Sie ein Online-Meeting betreten.
Wenn Sie ein Headset mit Mikrofon verwenden, dürfen Sie das Mikrofon niemals direkt vor dem Mund, sondern leicht darüber oder darunter positionieren. Dadurch vermeiden Sie, dass die Teilnehmer der Videokonferenz lästige Atemgeräusche hören!
Wenn Sie ein externes Mikrofon verwenden, das auf dem Schreibtisch steht, achten Sie darauf, dass es sich nicht zu nah an Ihrem Rechner befindet, da es sonst Störgeräusche aufgrund des Ventilators des Rechners oder Tastaturgeräusche übertragen könnte. Es sollte auch nicht in die Nähe eines Geräts gestellt werden, das möglicherweise Wellen absendet, wie beispielsweise ein Telefon.
Im Fall von Stör- oder Echogeräuschen sollten Sie bedenken, dass der Teilnehmer, der diese Geräusche erzeugt, sie selbst nicht hört. Um die Geräuschquelle zu ermitteln, sollte man also besser fragen, wer das Geräusch nicht hört.
5. Ist meine Internetverbindung leistungsstark genug?
Videokonferenzen erfordern in der Regel eine hohe Internetgeschwindigkeit und einen Glasfaser-Anschluss. Videoübertragungen brauchen nämlich viel Bandbreite: Wenn Ihre Internetverbindung nicht ausreicht, kommt es zu einer hohen Latenz oder zu Unterbrechungen Ihres Online-Meetings.
Bevorzugen Sie daher immer Ihre drahtgebundenen Netzwerke mit kontinuierlicher Datenrate anstelle einer WLAN-Verbindung, die leicht durch andere Wellen gestört werden kann (und auch weniger Sicherheit bietet).
Darüber hinaus bietet Tixeo die SVC-on-Demand-Technologie an, die die Qualität der Netzwerke, die Leistung Ihrer CPU sowie die Fenstergröße Ihrer Gesprächspartner berücksichtigt, um die Stabilität Ihrer Videokonferenzen zu gewährleisten.
6. Ich werde bei meinem Online-Meetings vertrauliche Themen besprechen: Ist meine Videokonferenz-Software sicher?
Vermeiden Sie es, bestimmte vertrauliche Themen anzusprechen, wenn Sie nicht von der Sicherheit Ihrer Software überzeugt sind.
Bei den meisten Videokonferenzprogrammen sind die Benutzer Cyberspionage-Risiken ausgesetzt. Auch wenn einige Anbieter behaupten, die Übertragungen zu verschlüsseln, so handelt es sich dabei in der Regel um eine einfache Verschlüsselung des SRTP-Links (Secure Real-time Transport Protocol). Das bedeutet im Klartext, dass diese Technologie nur die Datenströme zwischen dem Benutzer und dem Kommunikationsserver verschlüsselt. Sie lässt also den Hackern die Möglichkeit, auf die entschlüsselten Daten zuzugreifen, die über den Server laufen.
Außerdem muss die Sicherheit einer Videokonferenz bereits im Entwicklungsprozess der Software berücksichtigt werden. Tixeo, die sichere Videokonferenzlösung – Secure by Design, hat ihre Architektur so entwickelt, dass sie eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Kommunikationsströme ermöglicht, und zwar unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer eines Online-Meetings. Die Lösung ermöglicht die Verschlüsselung aller Audio-, Video- und Datenströme und vermeidet jegliche Gefahr von Spionage.
Wie funktioniert Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?
Wie bei allen digitalen Anwendungen wird dringend empfohlen, eine Technologie zu verwenden, deren Sicherheit überprüft wurde: Seit 2017 ist Tixeo die einzige von der ANSSI zertifizierte und qualifizierte Videokonferenzlösung.
Achten Sie neben der Sicherheit Ihrer Videokonferenz-Software auch darauf, bei Gesprächen über vertrauliche Themen keine öffentliche Internetverbindung zu nutzen, um das Risiko, abgehört oder gehackt zu werden, zu begrenzen.