Une visioconférence, ça ne s’improvise pas ! Comme une réunion en présentiel, une réunion en ligne doit se préparer. Pour qu’elle se déroule dans les meilleures conditions, voici les 6 questions à vous poser avant de lancer une visioconférence.
1. Suis-je installé dans un bon environnement ?
Il est important de bénéficier d’un espace de travail confortable et adapté pour vos visioconférences. Il faudra d’abord éviter de vous placer dos à une fenêtre. En effet, le contrejour va perturber la qualité de votre vidéo. Même si vous avez une webcam HD ou 4K, l’apport trop important de lumière va activer un mécanisme d’adaptation qui va dégrader fortement la qualité d’image. Il en est de même si vous n’avez pas un apport de lumière suffisant. Ainsi, l’idéal est donc de vous placer face à une fenêtre ou à une source de lumière adéquate.
2. Mon matériel est-il bien configuré ?
Vous lancez votre réunion en ligne mais votre webcam, votre haut-parleur ou votre micro (ou les trois !) ne sont pas disponibles : il s’agit sûrement d’un problème de configuration. Dans les paramètres de votre logiciel de visioconférence, vérifiez bien que votre matériel a bien été sélectionné pour être utilisé avec la solution.
3. Est-ce que ma vidéo est correcte ?
Une fois que vous êtes bien installé et que votre matériel est bien configuré, il est important de vérifier le cadrage de votre webcam avant d’entrer dans la visioconférence.
Pour bénéficier d’une bonne qualité vidéo, les performances des webcams intégrées à l’ordinateur sont parfois insuffisantes. La meilleure option est d’investir dans une webcam externe, avec une haute résolution.
Webcam, casque, micro… Quel matériel pour des visioconférences performantes ?
4. Mes interlocuteurs m’entendent-ils correctement ?
Bien entendu, après l’image vient le son ! En visioconférence, il arrive très souvent qu’un interlocuteur souhaite prendre la parole mais ne soit entendu par personne. Pour éviter ça, n’oubliez pas de vérifier que vous n’êtes pas en « mute » avant de rejoindre la réunion en ligne.
Si vous disposez d’un micro-casque, sachez que le micro ne se place jamais juste devant la bouche mais légèrement au-dessus ou en dessous. Cela évite de faire entendre des soufflements souvent désagréables pour les participants de la visioconférence !
Si vous avez un microphone externe, posé sur le bureau, veillez à ce qu’il ne soit pas accolé à votre ordinateur, au risque de produire du bruit avec le ventilateur de l’appareil ou lorsque vous tapez sur les touches du clavier. Il est également déconseillé de le placer près d’une source d’ondes potentielles comme un téléphone.
Enfin, en cas de bruit parasite ou d’écho, gardez en tête que l’interlocuteur qui les génère ne l’entend pas. Pour identifier la source, il vaut donc mieux demander qui n’entend pas le bruit.
5. Ma connexion Internet est-elle assez performante ?
La visioconférence nécessite généralement un débit Internet élevé et une connexion Fibre. En effet, les flux vidéo consomment beaucoup de bande passante : si votre connexion Internet est insuffisante, vous rencontrerez de fortes latences ou des coupures de votre réunion en ligne.
Privilégiez donc toujours vos réseaux filaires, dont le débit est continu, plutôt qu’une connexion Wi-Fi qui peut être facilement perturbée par d’autres ondes (et aussi moins sécurisée).
Par ailleurs, Tixeo propose la technologie SVC on Demand : celle-ci prend en compte la qualité des réseaux, les performances de votre CPU ainsi que la taille des fenêtres de vos correspondants pour garantir la stabilité de vos visioconférences.
6. Je vais traiter de sujets confidentiels durant ma réunion en ligne : mon logiciel de visioconférence est-il sécurisé ?
Soyez vigilants de ne pas aborder certains sujets confidentiels si vous n’êtes pas sûr du niveau de sécurité de votre logiciel.
La plupart des logiciels de visioconférences expose les utilisateurs à des risques d’espionnage informatique. Même si certains revendiquent un chiffrement des communications, celui-ci fonctionne généralement comme un simplement chiffrement des flux transitant entre l’utilisateur et le serveur de communication. Il laisse donc la possibilité à des hackers d’accéder aux données déchiffrées qui transitent par le serveur.
Par ailleurs, la sécurité d’une visioconférence doit être prise en compte dès la conception du logiciel. Tixeo, solution de visioconférence sécurisée et Secure by Design, a conçu son architecture pour permettre un véritable chiffrement de bout en bout des communications, et ce quel que soit le nombre de participants à une réunion en ligne. Il permet de chiffrer l’ensemble des flux audio, vidéo et data et évite tous risques d’espionnage.
[Comment ça marche ?] Le chiffrement de bout en bout
Comme pour tout usage numérique, il est fortement recommandé d’utiliser une technologie dont la sécurité a été vérifiée : depuis 2017, Tixeo est la seule solution de visioconférence certifiée et qualifiée par l’ANSSI.
Enfin, outre le niveau de sécurité de votre logiciel de visioconférence, évitez d’utiliser une connexion Internet publique lorsque vous échangez sur des sujets confidentiels, pour limiter les risques d’écoute et de piratage.